Коротко
Оплатити ChatGPT для компанії в Україні можна чотирма способами: особистою карткою співробітника, корпоративною карткою, напряму як платник ПДВ або за рахунком українського виконавця. Перші два дають витрату без нормальних документів. Третій працює, але потребує самонарахування ПДВ і ручної роботи бухгалтера. Четвертий дає рахунок у гривні, акт і звіт із квитанцією OpenAI. Платник ПДВ додатково отримує податкову накладну і податковий кредит, неплатник ПДВ отримує рахунок без ПДВ від ФОП. Доступ оформлюється на акаунт вашої компанії. Це та сама логіка, за якою бізнес уже оплачує рекламу в Meta і Google «з ПДВ» через агентства. Нижче розбираю кожен спосіб, документи і строки. Усі податкові моменти підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Чому особиста картка не вирішує питання
Типова історія. Маркетолог оплатив ChatGPT Plus власною карткою, а потім просить компенсувати. Бухгалтер питає: де договір, де акт, що за контрагент. У відповідь лише скріншот листа від сервісу.
Проблем кілька:
- квитанція сервісу не є первинним документом за українськими правилами обліку;
- платіж іде в доларах, виникає курсова різниця;
- акаунт зареєстрований на особисту пошту, і якщо людина йде з компанії, доступ іде разом з нею;
- у компанії немає ні договору, ні акта, ні історії витрат на AI;
- платник ПДВ не має чим підтвердити податковий кредит.
Для одного акаунта в стартапі це можна пережити. Для команди з п’яти і більше людей це вже системна дірка в обліку.
Чотири способи оплати
Спосіб 1. Особиста картка співробітника з подальшою компенсацією. Швидко, але без документів. Витрата в обліку компанії підтверджується слабко.
Спосіб 2. Корпоративна картка. Кращий варіант за особисту, бо гроші йдуть з рахунку компанії. Проте акта немає, а банківська виписка і квитанція сервісу самі по собі не замінюють первинних документів. Бухгалтер збирає папери вручну щомісяця.
Спосіб 3. Напряму, як платник ПДВ з вказаним ІПН. Якщо покупець в Україні є платником ПДВ і вказав свій ІПН, нерезидент ПДВ не додає, а покупець сам нараховує податкові зобов’язання і в тому ж періоді бере податковий кредит. Це описано в Податковому кодексі (ст. 208). Схема законна, але на практиці бухгалтери її не люблять: потрібна ручна робота, оплата йде карткою у валюті, акта від сервісу немає.
Спосіб 4. Через виконавця за рахунком у гривні. Ви вибираєте сервіс і кількість місць, отримуєте рахунок, платите з розрахункового рахунку, а потім отримуєте доступ, звіт із квитанцією правовласника та акт. Платнику ПДВ додається податкова накладна.
Порівняння способів
| Спосіб | Які документи | Що з ПДВ | Основні ризики |
|---|---|---|---|
| Особиста картка | скріншот листа, авансовий звіт | податкового кредиту немає | витрата слабо підтверджена, акаунт на особу |
| Корпоративна картка | виписка, квитанція сервісу | залежить від обліку, без накладної | немає акта, курсові різниці, ручна робота |
| Напряму з ІПН | квитанція, власні розрахунки | самонарахування і кредит у декларації (ст. 208 ПКУ) | навантаження на бухгалтера, немає акта |
| Через виконавця MOVE | договір, рахунок, акт, звіт із квитанцією | платнику: накладна і кредит; неплатнику: рахунок без ПДВ | потрібно правильно вказати статус ПДВ у заявці |
Таблиця спрощена. Як саме відобразити кожен варіант в обліку, вирішує ваш бухгалтер.
Два виконавці, і клієнт обирає за своїм статусом
У MOVE є два виконавці. Це зроблено навмисно, бо один рахунок не підходить всім.
Наше ТОВ-платник ПДВ виставляє рахунок з ПДВ 20 % на всю суму, тобто на вартість доступу і винагороду. Воно реєструє податкову накладну. Для клієнта-платника ПДВ ці 20 % повертаються податковим кредитом, тож фактична вартість доступу дорівнює сумі без ПДВ.
Наш ФОП без ПДВ виставляє рахунок без ПДВ. Це для тих, кому податковий кредит не потрібен і для кого ПДВ у рахунку лише збільшив би суму на 20 %.
У заявці ви вказуєте форму бізнесу і статус ПДВ. Рахунок виставляє той виконавець, який вам підходить. Так само працюють рекламні агенції: платнику ПДВ рахунок із ПДВ і накладна, решті без.
Яка форма бізнесу отримує який рахунок
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | документ для банку, фінмоніторингу, гранту |
| ФОП 3 групи 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | чиста історія витрат бізнесу, а не особистої картки |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | прозора звітність |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, накладна | податковий кредит |
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, накладна | витрата в обліку і ПДВ у кредит |
| ТОВ на загальній системі без ПДВ | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата з документами |
Ставки і пороги змінюються. Перш ніж обирати, перевірте їх зі своїм бухгалтером. Повну таблицю з усіма десятьма формами я розібрав у статті AI-сервіси як витрати компанії: документи для кожної форми бізнесу.
Як це виглядає крок за кроком
- Ви обираєте ChatGPT і кількість місць у каталозі, вказуєте форму бізнесу та статус ПДВ.
- Отримуєте рахунок у гривні. Він дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку. Вартість доступу і винагорода йдуть окремими рядками, а в рахунку ТОВ ще й рядок ПДВ.
- Оплачуєте з рахунку компанії, передоплата 100 %.
- Протягом 2 робочих днів після оплати отримуєте доступ на акаунт вашої компанії, звіт із квитанцією правовласника та акт. Для платників ПДВ податкова накладна реєструється в ЄРПН у строки, передбачені Податковим кодексом.
- За 7 днів до кінця періоду приходить нагадування і новий рахунок. Автосписань немає.
Способи оплати: безготівковий платіж за рахунком у гривні з рахунку компанії або ФОП. Для невеликих сум є оплата корпоративною карткою через еквайринг з фіскальним чеком. Готівки, криптовалюти й оплати з особистих карток немає.
Що змінюється для бухгалтера
Раніше щомісяця бухгалтер збирав папери за кожною підпискою: виписку по картці, лист від сервісу, авансовий звіт, пояснення, чому немає акта. З рахунком виконавця набір інший. Є договір або оферта, рахунок на оплату, платіжне доручення з розрахункового рахунку, акт і звіт із квитанцією. Для платника ПДВ додається податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН.
Практичний ефект простий. Витрата на ChatGPT виглядає як звичайна послуга українського контрагента, а не як «щось від нерезидента, що треба якось пояснити». Як саме відобразити її в обліку і чи враховується вона при розрахунку податків вашої компанії, визначає ваш бухгалтер. Моє завдання як виконавця дати йому повний комплект документів.
Чим це схоже на рекламу з ПДВ
Якщо ви вже запускаєте рекламу в Meta чи Google через агентство, схема вам знайома. Агентство виставляє рахунок на бюджет і винагороду, платник ПДВ отримує накладну, решта отримує рахунок без ПДВ. З AI-сервісами те саме: сервіс інший, ланцюжок документів той самий.
Умовний приклад рахунку
Це умовний приклад для ілюстрації, а не пропозиція. Припустимо, сервіс за прайсом коштує $200 на місяць, курс на дату рахунку 45,40 грн.
| Рядок | ФОП без ПДВ | ТОВ з ПДВ |
|---|---|---|
| Вартість доступу | 9 080 грн | 9 080 грн |
| Винагорода (у прикладі 20 %) | 1 816 грн | 1 816 грн |
| Разом без ПДВ | 10 896 грн | 10 896 грн |
| ПДВ 20 % | немає | 2 179,20 грн |
| До сплати | 10 896 грн | 13 075,20 грн |
Платник ПДВ бере 2 179,20 грн у податковий кредит, тож фактична вартість для нього 10 896 грн. Це так влаштована схема, а не обіцянка конкретної вигоди: чи повернеться кредит повністю, залежить від вашої звітності. Підтвердьте зі своїм бухгалтером. Відсоток винагороди 20 % тут умовний, у вашому рахунку він буде вказаний окремим рядком.
Правила, які варто знати до оплати
- Акаунт завжди належить вам і реєструється на корпоративну пошту.
- Готові акаунти ми не продаємо, спільного доступу не даємо.
- Вам потрібен лише доступ до розділу оплати, паролі не передаються.
- Якщо оплатити доступ не вдалося з причин на боці правовласника чи банку, кошти повертаються протягом 5 банківських днів. За вже оплачений період повертається лише те, що повернув правовласник.
- Відповідальність виконавця обмежена сумою винагороди за замовленням.
Про те, чому ця схема побудована саме так, я писав у статті про договір комісії на оплату підписок.
Коли рахунок не потрібен
Чесно: не завжди потрібне все це. Якщо ви фрілансер без бізнесу, користуєтесь одним акаунтом для себе і вам не потрібні документи, особиста картка може бути цілком достатньою. Рахунок має сенс, коли:
- за сервіс платить компанія або ФОП, а не людина зі свого гаманця;
- у команди більше одного користувача;
- вам потрібні документи для банку, гранту, інвестора чи перевірки;
- ви платник ПДВ і хочете отримати податкову накладну.
Якщо хоча б один пункт про вас, рахунок зазвичай зручніший за картки.
Що перевірити перед оплатою
Короткий чеклист для власника і бухгалтера:
- ваш статус ПДВ на дату оплати;
- чи потрібен вам податковий кредит, чи достатньо рахунку й акта;
- кількість місць і період, чи потрібна річна оплата;
- пошта, на яку реєструється акаунт;
- ЄДРПОУ або РНОКПП для рахунку;
- хто в компанії відповідальний за доступи.
Якщо ви ще розглядаєте особисту картку як тимчасове рішення, подивіться, що саме ви втрачаєте: особиста картка чи рахунок компанії для AI.
Типові помилки при першій оплаті
- Вказали не той статус ПДВ у заявці, і рахунок виставив не той виконавець. Статус перевіряйте у бухгалтера до заявки.
- Зареєстрували акаунт на особисту пошту. Правильно: корпоративна пошта компанії.
- Оплатили рахунок після строку дії. Рахунок дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку, після строку рахунок виставляється заново.
- Забули про нагадування за 7 днів до кінця періоду і втратили доступ. Автосписань немає, тому продовження потрібно оплатити окремо.
З чого почати
Залиште заявку: вкажіть компанію або ФОП, форму бізнесу, статус ПДВ, потрібні сервіси і кількість місць. Послугу описано на сторінці оплати AI-сервісів, а якщо хочете спершу обговорити свій випадок, напишіть нам через сторінку контактів. Податкові питання вашої компанії остаточно вирішує бухгалтер, ми допомагаємо отримати документи, з якими йому буде з чим працювати.