Коротко
Коли співробітник платить за ChatGPT чи Claude власною карткою, у компанії залишається лише скріншот. Коли компанія платить за рахунком українського виконавця, вона отримує договір, рахунок, акт і звіт із квитанцією правовласника. Платник ПДВ отримує ще й податкову накладну та податковий кредит, а неплатник ПДВ отримує рахунок без ПДВ від ФОП. У виконавців MOVE два юрособи, клієнт обирає за своїм статусом, так само, як працює оплата реклами «з ПДВ» через агентства. Нижче повна таблиця для десяти форм бізнесу. Ставки наведено як орієнтир, остаточне рішення завжди за вашим бухгалтером.
Що саме потрібно бухгалтеру
Бухгалтер не питає, що це за сервіс. Він питає про документи. Мінімальний пакет такий:
- договір або публічна оферта;
- рахунок на оплату від українського контрагента;
- акт наданих послуг;
- платіжне доручення;
- підтвердження того, що послугу справді отримано (звіт із квитанцією правовласника);
- для платників ПДВ: податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН.
Підписка, оплачена з особистої картки, цього пакета не дає. Корпоративна картка закриває лише платіж, але не акт.
Повна таблиця: форма бізнесу, рахунок, документи, ефект
Податки в колонці другій наведені як орієнтир для 2026 року. Ставки і пороги змінюються, перевіряйте їх зі своїм бухгалтером.
| Форма бізнесу | Податки (орієнтовно) | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи | фіксований єдиний податок | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрати податок не зменшують; документ для банку, фінмоніторингу, гранту |
| ФОП 3 групи 5 % | 5 % з доходу + військовий збір | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | те саме плюс чиста історія витрат бізнесу, а не особистої картки |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | 3 % з доходу + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | податковий кредит 20 % |
| ФОП на загальній системі | 18 % ПДФО + 5 % ВЗ з чистого доходу, ПДВ якщо зареєстрований | ТОВ з ПДВ або ФОП | рахунок, акт, накладна за потреби | витрати враховуються при розрахунку бази; кредит, якщо платник ПДВ |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | 5 % з доходу | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата в бухобліку, прозора звітність, дивіденди без питань |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, накладна | податковий кредит |
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | 18 % податку на прибуток + 20 % ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, накладна | витрата враховується при визначенні прибутку, ПДВ у кредит; основна аудиторія |
| ТОВ на загальній системі без ПДВ | 18 % податку на прибуток | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата з документами |
| Резидент Дія.Сіті на ПнВК | 9 % податку на виведений капітал | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, накладна | платіж українському резиденту з актом замість платежу нерезиденту, який за певних умов потрапляє в базу ПнВК (підтвердьте з бухгалтером) |
| ГО, БФ, грантоотримувачі | залежить від статусу | за статусом ПДВ | повний пакет + грантовий | цільове використання коштів з документами |
Як читати таблицю
Два питання визначають усе.
Перше: ви платник ПДВ чи ні? Якщо так, вам потрібен рахунок з ПДВ від нашого ТОВ і податкова накладна. Так ви отримуєте податковий кредит. Якщо ні, ПДВ у рахунку був би просто додатковими 20 % до ціни, і для вас доречніший рахунок від ФОП без ПДВ.
Друге: що вам потрібно від документів? Комусь потрібен податковий кредит, комусь прозорий облік, комусь папери для банку чи гранту. Про п’ять різних сценаріїв можна почитати у статтях окремих форм бізнесу: для ФОП 3 групи та для ТОВ на загальній системі.
Умовний приклад: той самий сервіс, два рахунки
Це умовний приклад. Сервіс за прайсом $200 на місяць, курс 45,40 грн.
| Рядок | ФОП без ПДВ | ТОВ з ПДВ |
|---|---|---|
| Вартість доступу | 9 080 грн | 9 080 грн |
| Винагорода (в прикладі 20 %) | 1 816 грн | 1 816 грн |
| Разом без ПДВ | 10 896 грн | 10 896 грн |
| ПДВ 20 % | немає | 2 179,20 грн |
| До сплати | 10 896 грн | 13 075,20 грн |
Платник ПДВ у цьому прикладі бере 2 179,20 грн у податковий кредит, тож фактична вартість для нього 10 896 грн. Неплатнику ПДВ немає сенсу платити 13 075,20 грн, бо кредиту у нього не буде. Відсоток винагороди у вашому рахунку вказано окремим рядком.
Чотири типові ситуації
Таблиця зручна, але на практиці власники запитують про конкретні випадки. Ось чотири найчастіші.
Ситуація 1. ФОП 2 групи, один акаунт ChatGPT. Податок фіксований, тому витрата його не змінює. Рахунок від ФОП без ПДВ і акт потрібні для порядку: щоб було що показати банку, який питає про джерела платежів, і щоб відділити бізнесові витрати від особистих.
Ситуація 2. ФОП 3 групи на 3 % з ПДВ, п’ять сервісів для проєктної команди. Він платник ПДВ, тому доречний рахунок від нашого ТОВ з ПДВ і податковою накладною. Податковий кредит може бути відображений у його звітності, але це питання для його бухгалтера.
Ситуація 3. ТОВ на загальній системі, платник ПДВ, десять місць асистентів і розробницьких інструментів. Основна аудиторія такої послуги. Повний пакет: договір, рахунок, акт, звіт із квитанцією, накладна. Витрата документально підтверджена, а ПДВ може бути врахований як податковий кредит (підтвердьте з бухгалтером). Розрахунок на десять місць є в окремій статті про ТОВ на загальній системі.
Ситуація 4. ГО, що отримала грант. Потрібен пакет, який приймуть у звітності гранту: договір, рахунок з окремими рядками, акт, довідка про непов’язаність виконавця. Як це працює для гранту «Власна справа», описано в статті AI-сервіси за грант.
Звіт із квитанцією: навіщо він
Багато хто думає: сервіс прислав лист про оплату, цього вистачить. Не вистачить. Лист не є первинним документом, акта немає, а оплата йшла не від вас.
Звіт виконавця з квитанцією правовласника показує ланцюжок: ви замовили, виконавець оплатив, ось підтвердження від сервісу, ось що ви отримали. Акт закриває цей ланцюжок в обліку. Разом це історія витрат, яку можна показати аудитору, банку чи грантодавцю.
Як працює податкова накладна
Іноземні сервіси продають електронні послуги. Якщо покупець в Україні не бізнес або не вказав свій ІПН, нерезидент сам додає 20 % ПДВ (ст. 208-1 ПКУ). Якщо покупець платник ПДВ і вказав ІПН, нерезидент ПДВ не нараховує, а покупець сам нараховує зобов’язання і бере кредит (ст. 208 ПКУ). Бухгалтерам цей шлях незручний.
Через виконавця-ТОВ ланцюжок звичайний. ТОВ як платник ПДВ оформлює імпорт послуги на себе, а клієнту постачає доступ як послугу з ПДВ, з актом і накладною. Передачу результатів за договором комісії комісіонер оподатковує ПДВ на всю вартість (п. 189.4 ПКУ). Клієнт-платник ПДВ отримує податковий кредит на всю суму рахунку. Це так влаштована схема, а як її відобразити у вашому обліку, підтвердьте зі своїм бухгалтером. Докладніше про правову основу: договір комісії на оплату підписок.
Що кладете у заявку
- компанія або ФОП, ЄДРПОУ або РНОКПП;
- форма бізнесу і статус ПДВ;
- контактна особа і e-mail для рахунку;
- сервіси, кількість місць, період;
- позначка «оплата з гранту», якщо це так.
Рахунок дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку. Протягом 2 робочих днів після оплати ви отримуєте доступ на акаунт компанії, звіт і акт. Акаунт завжди ваш, зареєстрований на корпоративну пошту, готових акаунтів ми не продаємо. Паролі не передаються. Автосписань немає, за 7 днів до кінця періоду приходить нагадування.
Які питання поставити бухгалтеру
Щоб розмова з бухгалтером була короткою й корисною, підготуйте п’ять питань:
- Який у нас зараз статус щодо ПДВ і чи він зміниться цього року?
- Чи потрібен нам податковий кредит від цих витрат, чи достатньо рахунку й акта?
- У якому періоді відображати витрату, якщо оплата за рік наперед?
- Чи потрібні додаткові документи для банку, партнерів чи гранту?
- Хто в компанії відповідає за зберігання документів і доступи?
Відповіді допоможуть правильно заповнити заявку: форму бізнесу, статус ПДВ, період оплати. Від цього залежить, який виконавець виставить рахунок.
Типові помилки при оформленні
- Вказати у заявці статус ПДВ «на око» замість того, щоб уточнити його у бухгалтера.
- Оплатити рахунок від ФОП, коли потрібна була накладна, і потім шукати, як її отримати.
- Зареєструвати акаунт на особисту пошту директора, а не компанії.
- Не зберігати звіт із квитанцією правовласника разом з актом.
- Платити за рік наперед, не уточнивши, як це відобразити в обліку.
Усі п’ять помилок легко уникнути, якщо звірити заявку з бухгалтером до оплати.
Чого ця схема не робить
Щоб не було непорозумінь:
- вона не змінює вашу ставку податку і не обіцяє вигоди;
- вона не замінює консультацію бухгалтера, а дає йому документи;
- вона не продає готові акаунти і не дає спільний доступ;
- вона не передбачає автосписань, готівки, криптовалюти чи оплати з особистих карток;
- вона не гарантує, що кожен банк або грантова програма зарахує рядок винагороди так, як вам хотілося б (для гранту це окреме відкрите питання).
Схема робить одне: перетворює оплату іноземного AI-сервісу на звичайну покупку послуги в українського контрагента з повним пакетом документів. Для багатьох бізнесів цього достатньо, щоб питання «як це провести» зникло.
Якщо ви все ще вагаєтесь, зробіть один простий крок: попросіть бухгалтера поглянути на таблицю вище й підкреслити свій рядок. Це займе кілька хвилин, а заявка стане точною: ви одразу вкажете правильну форму бізнесу й статус ПДВ.
Окремо про строки. Рахунок дійсний 3 банківські дні, і за цей час варто встигнути оплатити: курс фіксується на дату рахунку, а після закінчення строку рахунок виставляється заново. Протягом 2 робочих днів після оплати ви отримуєте доступ, звіт і акт, а для платників ПДВ накладна реєструється в ЄРПН у строки, передбачені Податковим кодексом. Це допомагає планувати закриття періоду без сюрпризів.
Що робити зараз
Визначте свій рядок у таблиці, передайте її бухгалтеру і перевірте, чи збігається висновок. Потім залиште заявку на сторінці оплати AI-сервісів або напишіть нам через сторінку контактів. Якщо ви ще платите з особистих карток, розрахуйте, що саме ви втрачаєте.