Коротко
Отримувачі гранту «Власна справа» можуть закладати в бюджет підписки на AI-сервіси в межах статті на програмне забезпечення. Ліміт на ПЗ і підписки до 25 % гранту. Платити потрібно за рахунком, а не особистою карткою, і з повним пакетом документів. Виконавець MOVE дає договір із КЕП, замовлення на 12 місяців, рахунок з окремими рядками, а після кожної оплати звіт, квитанцію правовласника й акт. Рахунок виставляє той виконавець, який відповідає вашому статусу ПДВ. Є одне відкрите питання: чи зарахує банк гранту рядок «винагорода» до статті ПЗ. Це уточнює клієнт у свого консультанта до оплати. Усі податкові й грантові моменти підтвердьте зі своїм бухгалтером і консультантом.
Що можна закласти в бюджет
Серед витрат ІТ-блоку в грантовому бізнес-плані часто виявляється місце для AI-інструментів: асистенти, інструменти для дизайну, розробки, відео. Логіка проста: це робочі інструменти бізнесу, а не особисті підписки засновника.
Що варто закладати:
- AI-асистенти для команди (Claude, ChatGPT, Perplexity, Gemini);
- інструменти для розробки (Cursor, GitHub Copilot, Lovable, v0);
- відео і графіка (Higgsfield, Krea, Magnific, Midjourney, Runway, ElevenLabs);
- робота команди (Notion, tl;dv, Figma).
Про те, як розкласти весь грант за статтями, я писав у матеріалі як розподілити 2,5 млн гривень гранту. Про CRM, підписки й маркетинг-план: цифровізація за грант.
Чому грантові закупівлі вимагають окремого підходу
Грантові гроші мають цільове призначення. Кожна витрата має відповідати бізнес-плану, статті бюджету та лімітам програми. Особиста картка тут не просто незручна, вона небезпечна: витрату, яку неможливо підтвердити, можуть не прийняти.
Три речі, які варто розуміти.
Перша: кошти витрачаються за документами. Договір, рахунок, платіжне доручення, акт. Скріншот зі сторінки сервісу ніхто не прийме.
Друга: виконавець не повинен бути пов’язаною з вами особою. Для цього ми видаємо окрему довідку.
Третя: суми мають збігатися з бізнес-планом. Якщо ви заклали в ПЗ певну суму, а платите іншу, виникають питання. Тому розрахунок краще зробити на старті, з курсовим запасом.
Що можна, а що ні
| Що купуємо | Чи підходить | Умова |
|---|---|---|
| Підписка на ChatGPT, Claude для команди бізнесу | так, у межах ліміту на ПЗ | оплата за рахунком, акаунт на компанію |
| Інструменти для відео, дизайну, розробки | так, у межах ліміту на ПЗ | договір, рахунок, акт |
| Оплата особистою карткою засновника | ні | немає первинних документів |
| Готовий акаунт «з чужої пошти» | ні | акаунт має належати компанії |
| Автопродовження з картки | ні | оплата лише за рахунком |
| Придбання ПЗ у пов’язаної особи | ні | потрібна довідка про непов’язаність |
| Загальна сума підписок понад ліміт | ні | ліміт до 25 % гранту на ПЗ |
Це орієнтир. Остаточний перелік допустимих витрат визначає ваша грантова програма та консультант.
Пакет документів для грантоотримувача
Для грантових закупівель ми готуємо окремий пакет:
- Договір, підписаний КЕП.
- Замовлення на 12 місяців.
- Рахунок з окремими рядками: доступ, винагорода, для рахунку ТОВ ще й ПДВ.
- Після кожної оплати: звіт із квитанцією правовласника.
- Акт.
- Довідка про те, що виконавець не є пов’язаною з клієнтом особою.
Усе це зручно мати в одній папці, бо банк і програма можуть запросити підтвердження на кожному етапі. Платити можна з грантового рахунку «Власна справа». Готівки, криптовалюти й особистих карток у цій схемі немає.
Річна оплата одним рахунком
Грант видають на строк, а підписки живуть щомісяця. Щоб не залежати від того, коли саме ви знову вносите платіж, ми пропонуємо замовлення на 12 місяців з одним рахунком.
Як це влаштовано:
- де у сервісу є річний тариф, беремо його;
- де є лише помісячний, клієнт платить за 12 місяців наперед;
- виконавець оплачує сервіс щомісяця;
- у рахунок закладається курсовий запас 8–10 %, бо курс гривні може змінитися протягом року.
Курсовий запас це не наша «додаткова націнка». Це буфер, який ми беремо, щоб не просити вас доплачувати посеред року. Умови зафіксовані в замовленні.
Умовний приклад рахунку для гранту
Це умовний приклад. Сервіс за прайсом $200 на місяць, курс 45,40 грн.
| Рядок | Рахунок від ФОП без ПДВ | Рахунок від ТОВ з ПДВ |
|---|---|---|
| Вартість доступу за місяць | 9 080 грн | 9 080 грн |
| Винагорода (в прикладі 20 %) | 1 816 грн | 1 816 грн |
| Разом за місяць без ПДВ | 10 896 грн | 10 896 грн |
| ПДВ 20 % | немає | 2 179,20 грн |
| До сплати за місяць | 10 896 грн | 13 075,20 грн |
Для 12 місяців цифри множаться, і додається курсовий запас. Відсоток винагороди у вашому рахунку вказано окремим рядком. Якщо грантоотримувач не є платником ПДВ, ПДВ у рахунку був би лише додатковою сумою без кредиту, тому для нього рахунок виставляє ФОП без ПДВ. Якщо є платником, ТОВ виставляє рахунок з ПДВ і податковою накладною. Свій статус підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Кому який виконавець
| Хто ви | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи, грантоотримувач | ФОП без ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт | документи для звітності гранту |
| ФОП 3 групи 5 % | ФОП без ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт | чиста історія витрат бізнесу |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | договір, рахунок, акт | прозора звітність |
| ГО, БФ, грантоотримувачі | за статусом ПДВ | повний пакет + довідка | цільове використання коштів із документами |
Ставки й пороги змінюються, перевіряйте їх зі своїм бухгалтером.
Відкрите питання: що зарахує банк
Ось чого я не обіцяю. У рахунку винагорода виконавця йде окремим рядком. Чи зарахує банк гранту цей рядок до статті «ліцензійне ПЗ», ми зараз не можемо гарантувати.
Тому порядок дій такий:
- Попросіть консультанта гранту підтвердити, що рядок винагороди разом із доступом можна віднести до статті ПЗ.
- Якщо ні, обговоріть, як це відобразити в бюджеті.
- Лише після цього оплачуйте рахунок.
Це займає день-два, а допомагає уникнути ситуації, коли витрату не прийняли вже після оплати.
Як порахувати суму підписок у бюджеті
Планувати краще від ролей, а не від бажань. Алгоритм:
- Випишіть співробітників, які реально працюватимуть з AI-сервісами, і по одному основному сервісу на кожного.
- Для кожного сервісу візьміть ціну за прайсом правовласника. Для Claude це, наприклад, Pro $20 на місяць, Team від $25 за місце на місяць при річній оплаті, для ChatGPT Plus $20 на місяць, Team від $25 за місце на місяць при річній оплаті (прайс на листопад 2026).
- Помножте на 12 місяців.
- Додайте винагороду виконавця за рядком у рахунку.
- Додайте курсовий запас 8–10 %.
- Звірте підсумок із лімітом до 25 % гранту на ПЗ і підписки разом з іншими статтями цієї категорії (CRM, ліцензійне ПЗ тощо).
Якщо сума виходить за ліміт, її краще скоротити на етапі бюджету, а не вже у звіті. Скільки саме можна заявити, залежить від правил вашої програми, уточніть у консультанта.
Що робити, якщо ви ще не отримали грант
Ще до отримання коштів можна підготувати основу:
- визначити сервіси і місця, які потрібні бізнесу;
- завести корпоративну пошту для акаунтів;
- уточнити в консультанта, як у бізнес-плані називати статтю ПЗ;
- зібрати форму заявки: ЄДРПОУ або РНОКПП, форма бізнесу, статус ПДВ.
Коли гроші надійдуть, залишиться лише оформити замовлення й оплатити рахунок.
Типові помилки грантоотримувачів
- Оплатити підписку особистою карткою «а потім оформити».
- Закласти більше 25 % на ПЗ і підписки в сумі.
- Реєструвати акаунт на пошту засновника, а не компанії.
- Не зберегти звіт із квитанцією правовласника.
- Не звірити з консультантом, до якої статті належить рядок винагороди.
Кожну з цих помилок легко уникнути, якщо працювати за рахунком із самого початку. Приклад того, що втрачається при особистій картці, описано в статті про 7 ризиків особистої картки.
Приклад послідовності дій для грантоотримувача
- Визначте сервіси й місця, порахуйте суму на 12 місяців із курсовим запасом.
- Уточніть у консультанта, що рядок винагороди можна віднести до статті ПЗ.
- Залиште заявку з позначкою «оплата з гранту», вкажіть форму бізнесу й статус ПДВ.
- Підпишіть договір із КЕП, затвердіть замовлення на 12 місяців.
- Оплатіть рахунок із грантового рахунку.
- Після кожної оплати зберігайте звіт із квитанцією, акт і платіжку в окремій папці гранту.
- Наприкінці періоду зведіть усі документи для звіту програмі.
Така послідовність потрібна не лише нам, а й вам: у разі перевірки всі документи лежать в одному місці.
Запитання, які варто поставити консультанту гранту
Ми не замінюємо консультанта, але ось що варто уточнити до оплати:
- чи належать підписки на AI-сервіси до статті «ліцензійне ПЗ» у вашому бізнес-плані;
- чи можна оплатити 12 місяців наперед одним рахунком, чи банк вимагає помісячні платежі;
- чи прийме банк рядок винагороди разом з вартістю доступу;
- які саме документи потрібні для звіту: акт, звіт із квитанцією, довідка про непов’язаність;
- чи є обмеження на ТОВ або ФОП як виконавця для вашого типу гранту.
Відповіді краще отримати письмово. Якщо виникне суперечка під час звітності, лист консультанта буде корисним підтвердженням.
Що зберігати після кожної оплати
Зберігайте комплект в одній папці за місяцями: рахунок, платіжне доручення, звіт із квитанцією правовласника, акт. Окремо тримайте договір із КЕП, замовлення на 12 місяців і довідку про непов’язаність. Так при будь-якій перевірці ви за хвилину покажете, за що, коли і скільки заплачено.
Ще одна практична порада: не відкладайте оформлення на кінець періоду витрат. Рахунок дійсний 3 банківські дні, документи надходять протягом 2 робочих днів після оплати, і якщо ви закладете на це кілька тижнів запасу, то спокійно встигнете виправити будь-яку неточність. Нагадування про продовження приходить за 7 днів до кінця оплаченого періоду, автосписань немає.
Читайте також: Claude для бізнесу за рахунком: Pro, Max чи Team і Як оплатити ChatGPT для компанії в Україні.
Як подати заявку
Відкрийте сторінку оплати AI-сервісів і вкажіть у заявці: компанію або ФОП, РНОКПП чи ЄДРПОУ, форму бізнесу, статус ПДВ, сервіси та кількість місць, період і позначку «оплата з гранту». Питання щодо пакета документів чи ліміту на ПЗ можна обговорити з нами через сторінку контактів, а рішення щодо зарахування витрат залишається за вашим консультантом і банком.