Коротко
ФОП 3 групи платить єдиний податок з доходу: 5 % без ПДВ або 3 % разом з ПДВ. Від цього залежить, який рахунок за AI-сервіси вам потрібен. Якщо ви без ПДВ, беріть рахунок від ФОП без ПДВ: рахунок і акт без додаткових 20 %. Якщо ви платник ПДВ, беріть рахунок від ТОВ з ПДВ і податкову накладну: ПДВ може йти у податковий кредит. Слова «що вигідніше» у заголовку означають одне: рахунок має відповідати вашому статусу. Витрати єдиний податок з доходу зазвичай не зменшують, тож головна користь у документах. Ставки орієнтовні, підтвердьте їх зі своїм бухгалтером.
Дві ставки для ФОП 3 групи
Орієнтовно на 2026 рік ФОП 3 групи обирає один із двох варіантів.
| Варіант | Податок | ПДВ | Орієнтир |
|---|---|---|---|
| Єдиний податок 5 % | 5 % з доходу плюс військовий збір | не платить | рахунки без ПДВ |
| Єдиний податок 3 % + ПДВ | 3 % з доходу плюс ПДВ | платить | рахунки з ПДВ, податкова накладна |
Ставки і пороги змінюються. Статус на дату оплати перевірте зі своїм бухгалтером.
Для вибору ставки важливі ваші клієнти. Якщо вони платники ПДВ і хочуть кредит, ставка 3 % + ПДВ буває зручнішою. Якщо працюєте з приватними особами, часто 5 % без ПДВ. Але це питання до бухгалтера, а не до цієї статті. Нам важливо інше: яку форму рахунку за AI-сервіси брати.
Чому «вигідніше» не про податок
ФОП на єдиному податку сплачує його з доходу, а не з прибутку. Тобто купівля сервісу не зменшує базу. Тому не очікуйте, що AI-підписка зменшить єдиний податок. Ми цього й не обіцяємо.
Користь у іншому.
- Документи для банку. Банк і фінмоніторинг бачать регулярні платежі нерезиденту з вашої картки. Рахунок і акт пояснюють, що це бізнес-витрата.
- Чиста історія бізнесу. Витрати відокремлені від особистих, у вас видно структуру.
- Грант і кредит. Для гранту, кредиту чи перевірки потрібні підтверджені витрати.
- Податковий кредит. Якщо ви платник ПДВ, це реальна вигода: ПДВ з рахунку повертається кредитом.
Яку ставку обрали: який рахунок брати
| Форма бізнесу | Податки (орієнтовно) | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|---|
| ФОП 1-2 групи | фіксований єдиний податок | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | документ для банку, фінмоніторингу, гранту; податок витрати не зменшують |
| ФОП 3 групи, 5 % | 5 % з доходу + військовий збір | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | чиста історія витрат бізнесу, а не особистої картки |
| ФОП 3 групи, 3 % + ПДВ | 3 % з доходу + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | податковий кредит 20 % |
| ФОП на загальній системі | 18 % ПДФО + 5 % ВЗ з чистого доходу, ПДВ якщо зареєстрований | ТОВ з ПДВ або ФОП | рахунок, акт, податкова накладна за потреби | витрати зменшують базу; кредит, якщо платник ПДВ |
Ставки і пороги змінюються, перевірте їх зі своїм бухгалтером. Повна таблиця для всіх форм є в статті AI-сервіси як витрати компанії.
Розрахунок на умовному прикладі
Умовний приклад. Сервіс за прайсом $200 на місяць, курс 45,40. Винагорода в прикладі умовно 20 %. У справжньому рахунку вона стоїть окремим рядком.
| Рядок | ФОП 3 групи, 5 % (рахунок від ФОП без ПДВ) | ФОП 3 групи, 3 % + ПДВ (рахунок від ТОВ з ПДВ) |
|---|---|---|
| Вартість доступу | 9 080 грн | 9 080 грн |
| Винагорода | 1 816 грн | 1 816 грн |
| Разом без ПДВ | 10 896 грн | 10 896 грн |
| ПДВ 20 % | немає | 2 179,20 грн |
| До сплати | 10 896 грн | 13 075,20 грн |
| Податковий кредит | немає | 2 179,20 грн |
| Фактична вартість | 10 896 грн | 10 896 грн |
Висновок: фактична вартість доступу в обох випадках однакова, якщо виконуються умови для кредиту. Різниця лише в грошовому потоці. Платник ПДВ спочатку платить на 2 179,20 грн більше, а потім повертає їх кредитом. Неплатнику ПДВ у рахунку не потрібен, і він його не отримує. Тому «що вигідніше» залежить виключно від вашого статусу.
Чому не обирати рахунок «навпаки»
Помилка в обидва боки.
- Неплатник бере рахунок з ПДВ. Переплачує 20 %, кредиту немає.
- Платник ПДВ бере рахунок без ПДВ. Не отримує податкової накладної і втрачає кредит.
Тому в заявці ми питаємо форму бізнесу і статус ПДВ. Так само бізнес платить за рекламу в Meta та Google через агентства: з ПДВ, актом і податковою накладною. AI-сервіси влаштовані за цією ж логікою.
Три типові ситуації ФОП
Щоб було простіше, ось три приклади. Усі умовні.
Дизайнер-фрілансер на 5 %. Працює з клієнтами з-за кордону і приватними замовниками, ПДВ не платить. Користується Krea, Magnific і Claude. Йому потрібен рахунок від ФОП без ПДВ і акт. Податковий кредит не існує, тож ПДВ у рахунку був би просто додатковою ціною.
Консультант на 3 % + ПДВ. Працює з компаніями-платниками ПДВ, які вимагають податкові накладні. Користується Claude та ChatGPT. Йому потрібен рахунок від ТОВ з ПДВ, акт і накладна: ПДВ з рахунку може йти у податковий кредит.
Власник невеликого агентства-ФОП. Команда з п’яти людей, ФОП на 5 %. Кілька сервісів, кілька місць. Йому потрібен один рахунок від ФОП без ПДВ на всі позиції з окремими рядками на кожен сервіс, акт і звіт. Зручно, коли пакет приходить одним комплектом і лягає в одну папку.
Різниця між ситуаціями лише в статусі ПДВ, а не в розмірі бізнесу чи кількості сервісів. Усе інше (договір, акаунт на вашу пошту, строки, відсутність автосписань) однакове.
Документи для банку і фінмоніторингу
Банки по-різному реагують на регулярні платежі нерезидентам, тому однієї універсальної відповіді немає. Спокійніше працювати, коли документи вже лежать в одній папці.
Регулярні платежі нерезидентам з картки ФОП можуть привернути увагу банку. Банк може попросити пояснення, договір або документи на послугу. Щоб не шукати їх потім, тримайте під рукою:
- Рахунок у гривні з реквізитами вашого ФОП.
- Акт наданих послуг.
- Звіт із квитанцією правовласника.
- Підтвердження оплати з вашого рахункового рахунку.
- Короткий опис: для яких задач і для кого сервіс.
Платіж українському виконавцю за рахунком у гривні виглядає як звичайна закупівля, а не регулярний платіж на іноземний сервіс. Окремо пам’ятайте про межу між особистими й бізнес-коштами: платіж за рахунком зі свого рахункового рахунку ФОП робить цю межу видимою.
Якщо ви раніше платили за сервіси з особистої картки, не потрібно «закривати минулі періоди» заднім числом. Просто з наступного періоду переведіть оплату на рахунок, а старі підписки перенесіть на корпоративну пошту. Як це зробити практично, розписано в статті Особиста картка співробітника чи рахунок компанії. Але оцінка банку належить банку. Якщо маєте сумніви, запитайте свого банківського менеджера.
Коли варто переглянути ставку
Питання «5 % чи 3 % + ПДВ» вирішується не через AI-сервіси. Але витрати на них можуть допомогти побачити загальну картину. Складіть таблицю: усі регулярні витрати бізнесу, постачальники й те, чи вони платники ПДВ. Якщо більшість ваших клієнтів платники ПДВ, а більшість витрат оформлена з ПДВ, ставка 3 % + ПДВ може мати сенс. Якщо ж ви працюєте переважно з приватними особами, ставка 5 % без ПДВ зазвичай простіша в обліку.
Вирішує тут бухгалтер, який бачить ваші обороти і пороги. Ми лише просимо чесно вказати статус у заявці, щоб рахунок відповідав вашому обліку.
Як відбувається оплата
Процес однаковий для обох ставок, відрізняється лише виконавець. Усе робиться безготівково, в гривні, з рахунку вашого ФОП. Особисті картки, готівка й криптовалюта не використовуються, а автосписань немає, тому ви завжди знаєте, коли і за що платите. Нагадування про новий період приходить за 7 днів до завершення поточного, і цього часу достатньо, щоб узгодити рахунок із бухгалтером.
- У заявці вкажіть ФОП, РНОКПП, групу, ставку, статус ПДВ, e-mail для рахунку, сервіси, місця, період.
- Отримайте рахунок у гривні. Він дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку.
- Оплатіть з рахунку ФОП 100 % передоплатою.
- Протягом 2 робочих днів: доступ на ваш акаунт, звіт, акт. Для платників ПДВ ще й податкова накладна.
- За 7 днів до кінця періоду приходить нагадування і новий рахунок. Автосписань немає.
Акаунт реєструється на вашу пошту, ви даєте доступ лише до розділу оплати, без паролів. Докладніше про вибір сервісу й тарифу в статті Як оплатити ChatGPT для компанії в Україні.
Коротка памʼятка перед замовленням
Перед заявкою перевірте п’ять речей.
- Яка у вас ставка: 5 % без ПДВ чи 3 % + ПДВ. Від цього залежить виконавець.
- Чи актуальний статус на дату оплати. Якщо ви нещодавно змінили ставку або зареєструвалися платником ПДВ, повідомте про це.
- Чи правильні реквізити: прізвище, РНОКПП, адреса, рахунок.
- Для яких задач потрібен сервіс і скільки місць. ФОП часто працює сам, тож одного місця може бути достатньо.
- Чи узгоджено спосіб оплати з банком, якщо ви очікуєте запитів від фінмоніторингу.
Окремо порада щодо періоду. ФОП із нерегулярним доходом краще брати місячний період, щоб не заморожувати кошти. ФОП зі стабільним потоком може розглянути річний тариф там, де він є.
Якщо ви ще й отримувач гранту
Для ФОП, що отримали грант «Власна справа», AI-сервіси ідуть у межах ліміту на ПЗ і підписки. Потрібні договір, рахунок з окремими рядками, звіт, акт і довідка про непов’язаність. Чи зарахує банк гранту рядок винагороди до статті ліцензійного ПЗ, уточніть у консультанта до оплати. Докладно в статті AI-сервіси за грант «Власна справа».
Підсумок. ФОП 3 групи обирає рахунок за статусом ПДВ. На 5 % без ПДВ беріть рахунок від ФОП. На 3 % з ПДВ беріть рахунок від ТОВ з ПДВ і податкову накладну. Єдиний податок витрати зазвичай не зменшують, тож головна користь у документах для банку, грантів і чистої історії витрат. Усі податкові питання підтверджуйте зі своїм бухгалтером.
Потрібен рахунок для ФОП з ПДВ або без? Перегляньте сторінку послуги, залиште заявку, а з питаннями звертайтесь через контакти.