Коротко
ТОВ на загальній системі платить податок на прибуток і, як правило, є платником ПДВ. Для такого бізнесу AI-сервіси мають сенс як звичайна господарська витрата з документами: договір, рахунок, акт, звіт, податкова накладна. Оплата особистою карткою такого пакета не дає. Через українського виконавця-платника ПДВ ви отримуєте рахунок у гривні з ПДВ, акт і податкову накладну. Витрата стає підтвердженою, а ПДВ з рахунку може йти у податковий кредит. Нижче схема, таблиця порівняння з прямою оплатою карткою і умовний приклад на 10 місць. Усі податкові твердження підтверджуйте зі своїм бухгалтером.
Що важливо саме ТОВ на загальній системі
Орієнтовні ставки на 2026 рік: податок на прибуток 18 %, ПДВ 20 %. Ставки і пороги змінюються, перевірте їх зі своїм бухгалтером.
Для такого ТОВ є дві окремі теми.
Прибуток. Витрата, підтверджена первинними документами і пов’язана з діяльністю, зазвичай враховується при розрахунку оподатковуваного прибутку. Тут ключове слово «документи». Без них витрата існує лише в розмовах.
ПДВ. Якщо ви платник ПДВ, ПДВ з рахунку українського постачальника може бути вашим податковим кредитом. Умови: податкова накладна зареєстрована в ЄРПН, послуга використовується в оподатковуваних операціях, облік у порядку.
Це не обіцянка економії. Це опис того, як працює документообіг, коли сервіс купується правильно.
Як ТОВ платить за AI-сервіси зараз
Найчастіше це шлях, який з’явився сам собою.
- Керівник або маркетолог купують підписку на особисту картку.
- Бухгалтерії приносять скриншот квитанції або нічого.
- Через рік хтось питає, чому в звітності немає цих витрат.
Проблема не в сумі, а в системі. Докладно про ризики особистих карток у статті Особиста картка співробітника чи рахунок компанії.
Прямо карткою чи через виконавця
| Параметр | Напряму карткою | Через виконавця-платника ПДВ |
|---|---|---|
| Чия оплата | картка співробітника або корпоративна в валюті | безготівковий платіж компанії у гривні |
| Первинні документи | квитанція сервісу, не є первинним документом | договір, рахунок, акт, звіт з квитанцією правовласника |
| ПДВ | залежить від налаштувань акаунта: 20 % додає сервіс або самонарахування | ПДВ 20 % окремим рядком, податкова накладна |
| Податковий кредит | ускладнений: немає накладної | можливий за умов ПКУ |
| Курс | курс списання банком, курсові різниці | курс фіксується на дату рахунку |
| Акаунт | часто на особистій пошті | на корпоративній пошті компанії |
| Контроль | залежить від людини | один рахунок, період, нагадування |
| Автосписання | є | немає |
Висновок для бухгалтера: другий шлях відтворює звичайну закупівлю у постачальника в Україні.
Як влаштований ланцюжок з ПДВ
Іноземні сервіси продають електронні послуги. Якщо покупець в Україні платник ПДВ і вказав ІПН, нерезидент ПДВ не нараховує, а покупець нараховує сам (ст. 208 ПКУ). Для неплатників і фізосіб ПДВ 20 % додає сам нерезидент (ст. 208-1 ПКУ).
Виконавець-платник ПДВ оформлює оплату сервісу на себе і постачає вам доступ як послугу. За договором комісії передача результатів комісіонером оподатковується ПДВ на всю вартість (п. 189.4 ПКУ). Тому ПДВ стоїть на всю суму рахунку: доступ плюс винагорода. Податкова накладна реєструється в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ.
Докладніше про договір у статті Договір комісії на оплату підписок. ПДВ простими словами розібрано в статті ПДВ на AI-сервіси: як отримати податковий кредит.
Умовний приклад на 10 місць
Умовний приклад. Команда з 10 людей, тариф за прайсом сервісу на листопад 2026: ChatGPT Team від $25 за місце на місяць при річній оплаті. Курс 45,40. Винагорода в прикладі умовно 20 %. Реальний відсоток стоїть у рахунку окремим рядком.
| Рядок | Розрахунок | Сума |
|---|---|---|
| Вартість доступу | 10 місць × $25 = $250; 250 × 45,40 | 11 350,00 грн |
| Винагорода (умовно 20 %) | 11 350 × 0,2 | 2 270,00 грн |
| Разом без ПДВ | 11 350 + 2 270 | 13 620,00 грн |
| ПДВ 20 % | 13 620 × 0,2 | 2 724,00 грн |
| До сплати | 13 620 + 2 724 | 16 344,00 грн |
| Податковий кредит платника ПДВ | ПДВ з рахунку | 2 724,00 грн |
| Фактична вартість для платника ПДВ | сума без ПДВ | 13 620,00 грн |
Як читати. Платник ПДВ переказує 16 344 грн і повертає 2 724 грн податковим кредитом. Фактична вартість доступу дорівнює 13 620 грн. Перевірте з бухгалтером, чи виконуються всі умови для кредиту у вашому випадку.
Для порівняння, якщо брати один сервіс за $200 на місяць: доступ 9 080 грн, винагорода 1 816 грн, без ПДВ 10 896 грн, ПДВ 2 179,20 грн, до сплати 13 075,20 грн. Це теж умовний приклад.
Форма бізнесу, рахунок, документи, ефект
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, податкова накладна | витрата зменшує оподатковуваний прибуток, ПДВ у кредит |
| ТОВ на загальній системі без ПДВ | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата зменшує прибуток |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата в бухобліку, прозора звітність, дивіденди без питань |
| Резидент Дія.Сіті | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | платіж резиденту з актом |
Ставки орієнтовні, перевірте зі своїм бухгалтером. Таблицю для інших форм бізнесу дивіться в статті AI-сервіси як витрати компанії.
Що бухгалтер просить у пакеті
Складіть для нього контрольний список.
- Договір або оферта з реквізитами вашого ТОВ.
- Рахунок із трьома-чотирма рядками: доступ, винагорода, ПДВ, разом.
- Банківське підтвердження оплати.
- Звіт з квитанцією правовласника.
- Акт наданих послуг.
- Податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН.
Окремо для внутрішнього порядку: список користувачів і сервіси, якими вони користуються. Це доводить, що витрата пов’язана з діяльністю.
Що перевірити перед першим замовленням
Це короткий список для бухгалтера й фінансиста.
- Статус на дату оплати. Чи ви платник ПДВ і за якою системою оподаткування працюєте. Від цього залежить, який виконавець виставляє рахунок.
- Реквізити в договорі. Назва, ЄДРПОУ, ІПН, адреса, підписант. Помилка в реквізитах означає помилку в податковій накладній.
- Період оплати. Місяць чи рік. Рік зручніший для сервісів із річним тарифом, а місяць краще для пілота.
- Кількість місць. Краще почати з реальної потреби й додавати, ніж купувати «з запасом».
- Відповідальний за облік. Хто отримує пакет документів і куди він складається.
- Порядок оплати. Безготівковий платіж з рахунку компанії. Корпоративна картка через еквайринг з фіскальним чеком підходить лише для невеликих сум.
Якщо хоч один пункт незрозумілий, краще зупинитися й уточнити його, ніж виправляти документи після оплати. Помилки в реквізитах і статусі найдорожчі: виправлення податкової накладної, вже зареєстрованої в ЄРПН, забирає більше часу, ніж уточнення перед оплатою.
Як це відбувається по кроках
- У заявці вказуєте компанію, ЄДРПОУ, форму бізнесу і статус ПДВ, e-mail для рахунку, сервіси, місця, період.
- Отримуєте рахунок у гривні від нашого ТОВ-платника ПДВ. Він дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку.
- Оплачуєте з рахунку компанії 100 % передоплатою.
- Протягом 2 робочих днів: доступ на корпоративний акаунт, звіт, акт. Податкова накладна реєструється в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ.
- За 7 днів до кінця періоду нагадування і новий рахунок. Автосписань немає.
Акаунт належить вам. Ви даєте доступ лише до розділу оплати, без паролів.
Типові питання бухгалтера
Нижче питання, які ми чуємо найчастіше. Відповіді загальні, для вашого випадку їх підтверджує бухгалтер.
- Чи не буде податкова питати, навіщо компанії AI? Відповідь у документах і в зв’язку з діяльністю: маркетинг, розробка, контент, аналіз. Опишіть, для чого сервіс.
- Що з курсовими різницями? Курс фіксується на дату рахунку, ви платите гривню за рахунком.
- Чи можна оплатити на рік? Де є річний тариф, так. Рахунок і акт покривають весь період.
- Що, якщо ми не платники ПДВ? Тоді вам потрібен рахунок від ФОП без ПДВ.
- Чи потрібно щомісяця нове замовлення? Ні. Можна оформити період на кілька місяців або рік там, де сервіс має річний тариф. Рахунок і акт покривають весь період, а за 7 днів до кінця приходить нагадування.
- Хто підписує документи з боку компанії? Керівник або уповноважена особа. Договір і акти зручно підписувати кваліфікованим електронним підписом, щоб не возити папір.
- Що з новими співробітниками? Додаткові місця оформлюються окремим рахунком або в наступному періоді. Тому корисно тримати список користувачів і оновлювати його при кожному прийомі чи звільненні.
- Чи міняється ціна в середині періоду? Курс фіксується на дату рахунку. Якщо правовласник змінить прайс, це відобразиться в наступному рахунку.
Що змінюється для внутрішнього контролю
Тут варто сказати про одну деталь, яку часто недооцінюють: узгодженість. Коли частина сервісів оплачена карткою, а частина за рахунком, через рік бухгалтерія має два способи обліку для однієї категорії витрат. Один порядок для всіх простіше перевіряти й пояснювати.
У ТОВ витрати проходять через заявки, погодження й облік. AI-сервіси довго залишаються поза цим порядком, бо починаються як експеримент. Коли оплата йде рахунком, їх можна вбудувати в звичну процедуру.
Корисно прописати чотири пункти.
- Хто замовляє. Керівник напряму подає заявку із зазначенням сервісу, місць і задач.
- Хто погоджує. Фінансовий директор або керівник, залежно від суми.
- Хто приймає документи. Бухгалтер отримує рахунок, акт, звіт і накладну одним пакетом.
- Хто переглядає використання. Раз на місяць або квартал власник процесу дивиться, чи всі місця потрібні.
Так AI-сервіси перестають бути «витратою на картці» і стають статтею бюджету з відповідальним. Це корисно і для аудиту: на запит перевіряльника ви показуєте пакет документів, а не скриншоти.
Підсумок. ТОВ на загальній системі отримує від такого шляху те, чого немає в оплаті карткою: документи, прозору витрату і для платника ПДВ податкову накладну. Реальну вигоду визначає ваш облік, а не стаття. Тому перед першим рахунком зробіть одне: покажіть бухгалтеру цю схему.
Потрібен рахунок для ТОВ з ПДВ і актом? Перегляньте сторінку послуги і залиште заявку, а з питаннями пишіть через контакти.