Коротко
Іноземні AI-сервіси продають електронні послуги, і з ПДВ тут два сценарії. Якщо ви платите як звичайний користувач, ПДВ 20 % додається до ціни, а документа для бухгалтера немає. Якщо ви платник ПДВ і оформили покупку на компанію, ПДВ нараховуєте ви самі, і це дає багато паперової роботи. Третій шлях простіший: рахунок від українського виконавця з ПДВ, актом і податковою накладною. Тоді ПДВ з рахунку повертається податковим кредитом, а витрата на AI виглядає як звичайна витрата компанії. Якщо ви не платник ПДВ, вам потрібен рахунок без ПДВ. Усе нижче подаю як схему, а податкові деталі підтверджуйте зі своїм бухгалтером.
Звідки береться ПДВ на ChatGPT і Claude
З 2022 року діє норма ст. 208-1 ПКУ про електронні послуги нерезидентів. Нерезидент реєструється платником ПДВ в Україні і додає 20 % до ціни для покупців, які не є бізнесом в Україні. Саме тому ціна підписки для українського користувача часто вища за ціну на сайті.
Для бізнесу є інша норма, ст. 208 ПКУ. Якщо покупець платник ПДВ в Україні і вказав свій ІПН, нерезидент ПДВ не нараховує. Покупець сам нараховує податкові зобов’язання і того ж періоду бере податковий кредит. Теоретично нуль на нуль. На практиці шлях незручний, і далі пояснюю чому.
Це загальна схема. Чи підпадає ваша покупка під ту чи іншу норму, залежить від налаштувань акаунта і статусу. Підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Чому квитанція сервісу не є документом
Власники часто кажуть: «У мене є чек з ChatGPT, чого ще хоче бухгалтер?». Проблем кілька.
- Квитанція іноземного сервісу не є первинним документом для українського обліку.
- Акта немає. Послуга є, а підтвердження, яке приймає облік, відсутнє.
- Оплата йде карткою у валюті. Виникає різниця між курсом списання і курсом банку на дату операції.
- Картка часто особиста. Витрата виглядає як особисті гроші працівника, а не бізнесу.
- Для платника ПДВ немає податкової накладної, тож кредит оформити нічим.
Докладно про ризики особистих карток розбираємо в статті Особиста картка співробітника чи рахунок компанії.
Шлях самонарахування і чому його не люблять
Платник ПДВ може купувати напряму: вказати ІПН у налаштуваннях біллінгу, отримати рахунок без ПДВ і самому нарахувати зобов’язання та кредит. Формально це працює. На практиці бухгалтери кажуть про одні й ті самі труднощі.
- Потрібно коректно вказати ІПН в акаунті, і не кожен сервіс це підтримує однаково.
- Первинного документа немає, лише квитанція.
- Оплата карткою в іноземній валюті, тож курсові різниці рахуються вручну.
- Кожен новий сервіс і кожне нове місце означає окрему історію з документами.
Коли в команді три-п’ять сервісів, таких історій стає багато. Тому компанії шукають простіший ланцюжок.
Ланцюжок через виконавця-платника ПДВ
Схема така. Український виконавець, який є платником ПДВ, оформлює оплату сервісу на себе, а вам постачає доступ як послугу. Для вас це звичайна закупівля у постачальника в Україні.
Що отримує клієнт:
- договір або оферту;
- рахунок у гривні, де окремими рядками стоять вартість доступу, винагорода і ПДВ 20 %;
- після оплати звіт з квитанцією правовласника;
- акт наданих послуг;
- податкову накладну, зареєстровану в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ.
Юридично це договір комісії. Для комісіонера-платника ПДВ передача результатів комісії оподатковується ПДВ на всю вартість (п. 189.4 ПКУ). Тому ПДВ у рахунку стоїть на всю суму: доступ плюс винагорода. Клієнт-платник ПДВ отримує податковий кредит на всю суму рахунку, якщо виконуються умови ПКУ. Підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Про сам договір докладніше в статті Договір комісії на оплату підписок.
Умовний приклад рахунку
Умовний приклад. Сервіс за прайсом $200 на місяць, курс 45,40.
| Рядок | Рахунок від ФОП без ПДВ | Рахунок від ТОВ з ПДВ |
|---|---|---|
| Вартість доступу (200 × 45,40) | 9 080,00 грн | 9 080,00 грн |
| Винагорода (в прикладі 20 %) | 1 816,00 грн | 1 816,00 грн |
| Разом без ПДВ | 10 896,00 грн | 10 896,00 грн |
| ПДВ 20 % | немає | 2 179,20 грн |
| До сплати | 10 896,00 грн | 13 075,20 грн |
| Податковий кредит | немає | 2 179,20 грн |
| Фактична вартість для платника ПДВ | не застосовується | 10 896,00 грн |
Відсоток винагороди тут умовний. У справжньому рахунку винагорода окремим рядком, відсоток вказано в рахунку.
Як читати таблицю. Платник ПДВ платить 13 075,20 грн, а 2 179,20 грн повертаються податковим кредитом. Фактична вартість доступу для нього дорівнює сумі без ПДВ. Неплатнику така пропозиція не підходить: він не має що брати в кредит, тож ПДВ став би для нього додатковою ціною.
Хто ви і що з ПДВ
| Хто ви | Що з ПДВ | Який рахунок | Що отримуєте |
|---|---|---|---|
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | ПДВ 20 % у рахунку, податковий кредит | від ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, податкова накладна |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | те саме | від ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | те саме | від ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна |
| ФОП на загальній системі, платник ПДВ | кредит, якщо платник | від ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна |
| Резидент Дія.Сіті | зазвичай платник ПДВ | від ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна |
| ФОП 1-3 групи без ПДВ | ПДВ не потрібен | від ФОП без ПДВ | рахунок, акт |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ПДВ не потрібен | від ФОП без ПДВ | рахунок, акт |
| ТОВ на загальній системі без ПДВ | ПДВ не потрібен | від ФОП без ПДВ | рахунок, акт |
| ГО, БФ, грантоотримувач | за статусом | за статусом ПДВ | повний пакет і грантовий пакет |
Ставки і пороги змінюються, тому статус на дату оплати перевірте зі своїм бухгалтером. Деталі по кожній формі бізнесу є в статті AI-сервіси як витрати компанії: документи для кожної форми бізнесу.
Кому ПДВ у рахунку не потрібен
ПДВ у рахунку корисний тільки тому, хто може взяти його у податковий кредит. Якщо ви не платник ПДВ, виставляти вам рахунок з ПДВ означає брати на 20 % більше без жодної віддачі.
Тому в MOVE два виконавці. Клієнт у заявці вказує форму бізнесу і статус ПДВ, а рахунок виставляє той виконавець, який відповідає цьому статусу. Платник ПДВ отримує рахунок від нашого ТОВ-платника ПДВ. Неплатник отримує рахунок без ПДВ від нашого ФОП. Документи в обох випадках повні: рахунок, акт, звіт.
Так само бізнес давно платить за рекламу в Meta і Google через агентства: з ПДВ, актом і податковою накладною. AI-сервіси влаштовані за тією ж логікою.
Що потрібно від вас, щоб кредит спрацював
Спершу коротко про те, чого ми не робимо. Ми не визначаємо за вас, чи матимете ви право на кредит. Це рішення вашого обліку. Наша частина: правильно оформлений рахунок, акт, звіт і податкова накладна в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ. Ваша частина: статус платника, коректні реквізити і зв’язок витрати з діяльністю.
Кредит залежить не від нас, а від вашого обліку. Практичний список для бухгалтера.
- Ви платник ПДВ на дату операції.
- Договір і рахунок виписані на вашу компанію з коректними реквізитами.
- Податкова накладна зареєстрована в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ.
- Послуга використовується у вашій господарській діяльності.
- Акт підписаний, звіт з квитанцією правовласника збережений.
Корисно заздалегідь провести з бухгалтером коротку розмову на 15 хвилин і поставити три питання. Перше: чи ми платники ПДВ на дату оплати. Друге: у якому періоді бухгалтерія відображає кредит за накладною, зареєстрованою пізніше за акт. Третє: чи є у нас внутрішні вимоги до підтвердження використання сервісу, наприклад список користувачів. Після такої розмови подальші рахунки проходять без запитань.
Практичний приклад. Маркетингова компанія, платник ПДВ, використовує ChatGPT і Claude для текстів і аналітики, а ще платить за Krea для візуалів. Раніше три підписки оплачувалися з трьох карток, і в обліку не було жодної. Тепер на місяць надходить один рахунок від виконавця-платника ПДВ з трьома позиціями, один акт і одна накладна. Бухгалтер працює з одним комплектом замість трьох розрізнених квитанцій.
Окремий випадок: компанія стала платником ПДВ посеред року. Тоді з дати реєстрації слід переходити на рахунки з ПДВ, а на період до реєстрації діяв попередній порядок. Повідомте виконавця про зміну статусу до виставлення нового рахунку, і перевірте з бухгалтером, як відобразити вже оплачені періоди.
Останній пункт люди недооцінюють. Якщо витрата не пов’язана з діяльністю, жоден кредит її не врятує. Для AI-сервісів, якими користується команда, зв’язок зазвичай очевидний, але пропишіть у внутрішньому порядку, хто і для чого має доступ.
Як це виглядає по кроках
- Ви обираєте сервіси і кількість місць у каталозі, вказуєте форму бізнесу і статус ПДВ. Корисно почати зі статті Як оплатити ChatGPT для компанії в Україні.
- Отримуєте рахунок у гривні від відповідного виконавця. Він дійсний 3 банківські дні, курс фіксується на дату рахунку.
- Оплачуєте з рахунку компанії 100 % передоплатою. Готівки і особистих карток немає.
- Протягом 2 робочих днів після оплати отримуєте доступ на акаунт компанії, звіт з квитанцією правовласника і акт. Для платників ПДВ податкова накладна реєструється в ЄРПН.
- За 7 днів до кінця періоду приходить нагадування і новий рахунок. Автосписань немає.
Акаунт завжди належить вам і реєструється на корпоративну пошту. Ви даєте доступ лише до розділу оплати, без паролів.
Типові помилки і підсумок
- Брати рахунок з ПДВ, не будучи платником ПДВ.
- Не повідомити про зміну статусу. Якщо ви стали платником ПДВ посеред року, скажіть про це до нового рахунку.
- Оплатити частину сервісів особистою карткою, а частину через виконавця. Через рік це дає два способи обліку.
- Сподіватися на квитанцію як на первинний документ.
- Не зберегти акт і звіт одразу.
ПДВ на AI-сервіси перестає бути проблемою, коли ви обираєте шлях за своїм статусом. Платник ПДВ бере рахунок з ПДВ, акт і податкову накладну та отримує податковий кредит. Неплатник бере рахунок без ПДВ. Усі податкові деталі підтверджуйте зі своїм бухгалтером.
Хочете оформити оплату ChatGPT, Claude або інших AI-сервісів з документами? Перегляньте сторінку послуги і залиште заявку, а якщо потрібна консультація, напишіть нам через контакти.