Коротко
Корпоративна картка ТОВ для оплати реклами працює, але перекладає роботу на бухгалтерію. Кожне поповнення кабінету потребує авансового звіту, курсові різниці треба рахувати, ПДВ платник нараховує сам, а регулярні платежі нерезиденту можуть викликати питання фінмоніторингу. Рахунок українського виконавця в гривні закриває це договором, актом, звітом кабінету і, для платника ПДВ, податковою накладною на всю суму. Картка нормальна для малих і тестових бюджетів. Для регулярного бюджету зручніший рахунок. Усі податкові твердження підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Що відбувається, коли платиш карткою
Схема здається простою. Компанія створює кабінет у Meta, Google або TikTok, прив’язує корпоративну картку, і платформа списує гроші. Реклама йде.
Проблеми з’являються на іншому боці. Бухгалтер отримує виписку банку з платежем нерезиденту у валюті. До неї додається квитанція з кабінету. Цього не вистачає, щоб показати витрату так само, як і будь-яку іншу.
Квитанція або інвойс з рекламного кабінету не відповідає вимогам до первинного документа в Україні: немає акта, підпису, часто немає реквізитів платника. Для витрат і податкового кредиту потрібні документи від резидента або окремий пакет: договір-оферта платформи, інвойс, банківська виписка, бухгалтерська довідка.
Чотири точки болю
Нижче те, що найчастіше змушує компанії переглядати спосіб оплати. Жодна з цих проблем не є заборонною. Кожна просто додає роботу.
Авансові звіти
Якщо картку тримає співробітник, кожна витрата проходить через авансовий звіт. Маркетолог має вчасно звітувати, а бухгалтер проводити. При щоденних списаннях у кабінеті це десятки операцій на місяць.
Курсові різниці
Платформа списує у валюті, банк конвертує за своїм курсом, облік веде гривню. Різниця між курсом на дату платежу й датою відображення витрати потребує окремого обліку. Чим більший бюджет, тим помітніша ця робота.
Самонарахування ПДВ
Якщо в кабінеті вказано бізнес і ІПН платника ПДВ, платформа ПДВ не додає. Тоді платник ПДВ сам нараховує податкові зобов’язання за послугою нерезидента і того ж періоду бере податковий кредит (ст. 208 ПКУ). Це робиться вручну. Якщо кабінет заповнено як для особи, платформа додає 20 % ПДВ: наприклад, до реклами на 10 000 грн додається 2 000 грн. Як це діє для вашої компанії, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Фінмоніторинг
Регулярні платежі нерезиденту потребують пояснень. Банк може попросити договір, інвойси та опис призначення. Це не заборона, а додаткова комунікація, яку краще мати готовою.
Приклад місяця: що збирає бухгалтер
Уявімо компанію, яка веде рекламу в Meta і Google. За місяць відбулося п’ятнадцять поповнень кабінетів. Що має зібрати бухгалтер при оплаті карткою:
- виписку банку з кожним списанням;
- інвойс або квитанцію з кожного кабінету;
- договір-оферту платформи, якщо її ще немає в справі;
- розрахунок курсових різниць за кожним платежем;
- запис про самонарахування ПДВ і податковий кредит, якщо компанія платник;
- підтвердження, що кабінет належить компанії, а не співробітнику;
- авансові звіти, якщо картку використовував працівник.
Це робота, яку не видно, поки бюджет малий. Коли бюджет зростає, вона з’їдає години щомісяця, а помилка в одному документі означає проблему з кредитом або витратою.
При оплаті за рахунком агентства той самий місяць виглядає інакше: один рахунок, один акт, один звіт кабінету, одна накладна для платника ПДВ. Пакет приходить від виконавця. Чи цього вистачає вашій системі оподаткування, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Особиста картка співробітника: окремо
Часто компанії починають з того, що маркетолог платить зі своєї картки, а потім просить компенсацію. Тут проблеми більші.
- Витрата компанії не визнається.
- Бюджет не повернути через витрати: немає документа, який підтверджує господарську операцію.
- Кабінет і піксель часто лишаються на співробітнику.
- Якщо людина йде, разом із нею йдуть доступ, аудиторії і історія кампаній.
Є й організаційний ризик. Коли оплата йде з картки людини, компанія не контролює, скільки і коли списано. Ліміт, пауза, зупинка бюджету залежать від співробітника. При оплаті за рахунком бюджет на місяць узгоджується заздалегідь і прописаний у договорі.
Якщо ви вже в такій ситуації, перший крок: перенести кабінет у бізнес-менеджер компанії. Другий: перейти на корпоративну оплату. Про це докладніше в матеріалі про оплату реклами Facebook та Instagram з ПДВ.
Картка проти рахунку агентства
| Критерій | Корпоративна картка | Рахунок агентства в гривні |
|---|---|---|
| Основний документ | виписка банку, квитанція платформи | договір, рахунок, акт |
| Звіт кабінету | треба вивантажувати самому | входить у щомісячний пакет |
| ПДВ для платника | самонарахування вручну | ПДВ окремим рядком, накладна на всю суму |
| Валюта | списання у валюті, курсові різниці | оплата у гривні за курсом із договору |
| Авансові звіти | потрібні, якщо картку тримає людина | не потрібні |
| Фінмоніторинг | регулярні платежі нерезиденту можуть викликати питання | платіж українському виконавцю |
| Кабінет | може належати вам | належить вам, агентство має доступ партнера |
| Підходить | малі й тестові бюджети | регулярний бюджет, потреба в документах |
Порівняння не означає, що картка погана. Це різні інструменти під різні задачі. Вона просто вимагає від вашої бухгалтерії більше ручної роботи, і ця робота росте разом із бюджетом.
Яка форма бізнесу що отримує
Коли ви переходите на рахунок, виконавців два: ТОВ-платник ПДВ і ФОП без ПДВ. Вони існують тому, що неплатнику ПДВ у рахунку став би просто додатковими 20 % без кредиту.
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт кабінету, накладна | витрата зменшує оподатковуваний прибуток, ПДВ у кредит |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, звіт, накладна | податковий кредит |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, звіт, накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт | прозора витрата в обліку |
| ФОП 3 групи 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт | чиста історія витрат бізнесу замість особистої картки |
| Резидент Дія.Сіті | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, звіт, накладна | платіж резиденту з актом зрозуміліший за аванс нерезиденту |
Ставки та пороги змінюються. Підтвердьте свою систему зі своїм бухгалтером до першого платежу.
Коли картка нормальна
Чесно: не завжди варто міняти схему. Якщо реклама для вас допоміжний інструмент, а не основний канал заявок, складна документальна конструкція може коштувати більше, ніж дає. Спершу оцініть, скільки ви витрачаєте на місяць і скільки часу це забирає.
- Тестовий бюджет на кілька тижнів, щоб перевірити нішу.
- Невеликі разові просування, кілька разів на рік.
- Кабінет уже налаштований як бізнес, бухгалтер вмикає самонарахування ПДВ і не заперечує.
- Платежі настільки рідкі, що питань від банку не виникає.
Якщо ви в цій категорії, можна лишитися на картці й просто зберігати пакет документів: виписки, інвойси, договір-оферту платформи. Головне, щоб кабінет належав компанії, а не людині. Якщо картка тимчасова, відразу заведіть папку з документами за місяць, а не за рік: так простіше перейти на рахунок пізніше.
Що з ФОП
ФОП на єдиному податку теж платять карткою, але в них інша логіка. Витрати на рекламу для ФОП на спрощеній системі податок з доходу, як правило, не зменшують, тому документи потрібні насамперед для банку, фінмоніторингу, гранту й чистої історії бізнесу. Якщо ж ФОП платник ПДВ, питання самонарахування й кредиту виникає так само, як у ТОВ. Який варіант у вас, підтвердьте зі своїм бухгалтером. Для ФОП, які платять платформі регулярно, питання фінмоніторингу так само актуальне: банк може попросити пояснити призначення платежів нерезиденту.
Коли краще рахунок
Рахунок виграє там, де документи потрібні назовні, а не лише всередині бухгалтерії.
- Бюджет регулярний і росте.
- Потрібен акт, накладна, звіт для витрат, банку або аудитора.
- Діє грант: для гранту платформі карткою заплатити не можна, потрібен рахунок резидента.
- Бухгалтер втомився збирати квитанції.
- Кабінет досі на особистому профілі, і треба перебудувати процес.
Про гранти докладно в статті про рекламу за грант «Власна справа».
Як переходити без втрати кампаній
Головний страх: перемикання зупинить показ і скине навчання алгоритму. Насправді зміна способу оплати сама по собі кампанії не перезапускає, якщо кабінет той самий.
Зміна способу оплати не вимагає перезапуску кампаній. Порядок такий.
- Переносимо або створюємо кабінет і бізнес-менеджер на компанію.
- Агентство отримує доступ партнера. Кампанії, піксель і аудиторії зберігаються.
- Укладаємо договір із розділом про бюджет: сума, курс, комісія, порядок поповнення, звітність. Числа комісії фіксуються в договорі.
- Отримуєте рахунок у гривні, платите з рахунку компанії до початку місяця.
- Щомісяця акт, звіт кабінету і накладна для платника ПДВ. Бюджет не змішується з бюджетами інших клієнтів.
Ціни ведення в MOVE: Meta від 20 000 грн на місяць, налаштування кабінету від 4 500 грн, Google Ads налаштування від 15 000 грн і ведення від 20 000 грн на місяць, TikTok Ads від 10 000 грн на місяць. Рекламний бюджет платформам платиться окремо. Центральну схему «клієнт, агентство, платформа» описано в статті реклама з ПДВ через агентство.
Питання бухгалтеру
Перед рішенням обговоріть із бухгалтером:
- Скільки часу щомісяця йде на збір документів до платежів карткою.
- Чи ми платник ПДВ і як самонараховуємо його на іноземні послуги.
- Чи були питання банку щодо регулярних платежів нерезиденту.
- Чи потрібен нам акт для витрат, гранту або аудиту.
- Які строки подання документів нам потрібні для закриття періоду.
Корисно також зробити просту вправу. Візьміть останній місяць і порахуйте, скільки годин вашого бухгалтера пішло на рекламні платежі, а потім помножте на рік. Порівняйте цю цифру з тим, скільки коштує рахунок з комісією за проведення бюджету. Відсоток комісії ми в відкритих матеріалах не називаємо: він фіксується в договорі й залежить від обсягу. Але рахувати ви можете, маючи власні цифри.
Якщо відповіді вказують на ручну роботу, яка росте, рахунок майже напевно зручніший. Якщо ви тільки обираєте формат співпраці, допоможе і порівняння Google Ads чи таргет.
Хочете оплачувати рекламу за рахунком у гривні з актом і накладною? Подивіться послугу таргетованої реклами MOVE і напишіть нам через сторінку контактів. Підготуємо договір і розрахунок під ваш статус ПДВ.