Коротко
З гранту «Власна справа» можна оплатити рекламу і маркетинг у межах до 10 % суми гранту, і лише за рахунками резидентів. Платформі на кшталт Meta чи Google карткою з гранту заплатити не можна, бо це платіж нерезиденту без первинного документа. Рішення таке: рекламний бюджет і ведення оплачуються за рахунком у гривні українському виконавцю. Ви отримуєте договір, рахунок, акт і звіт рекламного кабінету. Кабінет при цьому лишається вашим. Це ж пояснює, чому слово «реклама з ПДВ» часто чують і грантоотримувачі: документи резидента потрібні всім. Податкові моменти підтвердьте зі своїм бухгалтером, а умови гранту зі своїм консультантом.
Чому платформі з гранту не заплатити
Грантові кошти витрачаються за цільовим призначенням і підтверджуються документами. Для банку і програми потрібен пакет, який можна перевірити: договір, рахунок, акт.
Рекламна платформа цього пакета в українському форматі не дає. Квитанція або інвойс з рекламного кабінету не відповідає вимогам до первинного документа в Україні: немає акта, підпису, часто немає реквізитів платника. Платіж іде нерезиденту, а не резиденту. Для гранту цього недостатньо.
Тому прийшли до зрозумілої схеми: виконавець-резидент виставляє рахунок, ви оплачуєте з грантового рахунку, виконавець поповнює кабінет і звітує актом.
Ліміт до 10 % і як його рахувати
У межах гранту реклама й маркетинг мають окремий ліміт: до 10 % суми. Тут важливо правильно скласти кошторис.
Умовний приклад. Нехай сума гранту 1 000 000 грн. Тоді на рекламу і маркетинг можна заплатити до 100 000 грн. У цю суму входять усі рядки рахунку: рекламний бюджет, комісія за проведення бюджету і ведення реклами. Якщо один тільки місяць ведення Meta коштує від 20 000 грн, а налаштування кабінету від 4 500 грн, ліміт швидко закінчується.
Тому порядок такий:
- Спочатку складіть план на період гранту: канали, місяці, бюджет.
- Додайте до бюджету комісію за проведення і ведення.
- Порівняйте суму з лімітом 10 %.
- Решту маркетингу розподіліть між іншими статтями за правилами програми.
Як розподілити весь грант між статтями, розбираємо в статті грант «Власна справа»: як розподілити 2,5 млн, а про ліміт на рекламу окремо в матеріалі реклама за грант: маркетинг 10 відсотків.
Що таке пакет документів для гранту
Для закриття витрати вам потрібен повний комплект. Типовий склад:
- договір з КЕП;
- рахунок з окремими рядками (бюджет, комісія, ведення);
- акт наданих послуг;
- звіт з рекламного кабінету: витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки;
- довідка про непов’язаність виконавця із замовником;
- для платників ПДВ податкова накладна, якщо рахунок з ПДВ.
Перелік уточнюйте у консультанта гранту: вимоги програми можуть мати нюанси.
Можна і не можна: таблиця для грантоотримувача
| Дія | Можна чи ні | Чому |
|---|---|---|
| Оплатити рекламу за рахунком українського виконавця з грантового рахунку | Можна | є рахунок, акт, договір, звіт кабінету |
| Заплатити рекламній платформі карткою з гранту | Не можна | платіж нерезиденту без первинного документа, реклама з гранту лише за рахунками резидентів |
| Витратити на рекламу більше 10 % гранту | Не можна | перевищення ліміту на рекламу і маркетинг |
| Оплатити рекламу з особистої картки, а потім «повернути» з гранту | Не можна | витрата не підтверджується документами гранту |
| Записати кабінет на виконавця | Не рекомендуємо | кабінет, піксель і історія мають належати вам |
| Включити комісію за проведення бюджету в кошторис | Залежить від банку і програми | питання потрібно уточнити до оплати |
| Взяти виконавця, пов’язаного із замовником | Не можна | потрібна довідка про непов’язаність |
Яка форма бізнесу який рахунок отримує
Грантоотримувач найчастіше ФОП або ТОВ на спрощеній системі. Рахунок залежить від статусу ПДВ.
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт кабінету | документи для банку і гранту |
| ФОП 3 групи 5 % | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт кабінету | чиста історія витрат бізнесу |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | наше ТОВ-платник ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | податковий кредит на ПДВ |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт | витрата в обліку, прозора звітність |
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | наше ТОВ-платник ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, податкова накладна | ПДВ у кредит, витрата зменшує прибуток |
Для грантоотримувача без ПДВ ПДВ у рахунку був би просто доплатою, тому ми виставляємо рахунок від виконавця без ПДВ. Ставки і пороги змінюються, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Як це працює покроково
- Бриф і доступ до кабінету. Якщо кабінету немає, створюємо його на ваш бізнес.
- Договір з КЕП з розділом про проведення бюджету: сума на місяць, курс, комісія, порядок поповнення, звітність.
- Рахунок у гривні: бюджет, комісія, ведення. Ви оплачуєте з грантового рахунку до старту місяця.
- Поповнення кабінету і ведення реклами. Щотижня звіт у чотири рядки: витрати, заявки, вартість заявки, продажі, якщо є доступ до CRM.
- До 5 числа наступного місяця акт і звіт кабінету. Для платників ПДВ податкова накладна в строки ПКУ.
Бюджет вашої компанії не змішується з бюджетами інших клієнтів. Залишок переноситься або повертається.
Які канали можна закласти
Для більшості грантових бізнесів достатньо одного-двох каналів. Орієнтуйтеся на вартість ведення:
- Meta (Instagram, Facebook): ведення від 20 000 грн/міс, налаштування кабінету від 4 500 грн разово;
- Google Ads: налаштування від 15 000 грн, ведення від 20 000 грн/міс;
- TikTok Ads: від 10 000 грн/міс.
Рекламний бюджет платформі рахується окремо. Закладайте його у кошторис у межах загальних 10 %. Результат реклами ми не обіцяємо, тому у плані не пишіть «очікуваних продажів» як гарантований показник.
Типові помилки
Перша: платять за рекламу карткою, а потім шукають спосіб показати витрату грантодавцю. Документів не буде, і повернути це заднім числом складно.
Друга: кошторис без комісії. Комісія за проведення бюджету і ведення входять в один ліміт, і про це забувають.
Третя: кабінет на співробітника чи підрядника. Після завершення співпраці піксель і аудиторії доводиться відновлювати з нуля.
Четверта: не уточнили у консультанта, як банк відображає рядки рахунку. Гарантувати зарахування рядка «комісія» не може ніхто, окрім самого банку і програми.
Приклад розподілу в межах 10 %
Умовний приклад, щоб показати логіку. Нехай грант 1 000 000 грн, ліміт на рекламу і маркетинг 100 000 грн. Ви плануєте Meta на пів року.
| Складова | Як рахувати | Що врахувати |
|---|---|---|
| Налаштування кабінету | разово, від 4 500 грн | разова витрата на початку |
| Ведення Meta | від 20 000 грн/міс | помножити на кількість місяців |
| Рекламний бюджет | ваш план на місяць | гроші, що підуть у кабінет |
| Комісія за проведення бюджету | відсоток за договором | рахувати від суми бюджету |
| Запас на курс | за домовленістю | валюта змінюється |
Якщо сума ведення за шість місяців уже займає більшу частину ліміту, на рекламний бюджет лишається небагато. Тоді доцільно скоротити кількість місяців, обрати один канал або винести частину витрат на інші статті, які допускає програма. Звіряйте такі рішення з консультантом гранту.
Що перевірити до підписання рахунку
- Сума рахунку вкладається в залишок ліміту на рекламу.
- Виконавець не пов’язаний із вами, і довідка про це є.
- Договір підписано з КЕП, у ньому описано проведення бюджету.
- Рядок «комісія» узгоджено зі своїм консультантом.
- Кабінет реєструється на ваш бізнес.
- Звіт кабінету і акт ви отримаєте у строк, зручний для звітності перед грантодавцем.
Якщо пункт 4 не уточнити, є ризик отримати відмову саме на комісії. Гарантувати зарахування рядка не можемо ні ми, ні ви.
Що з ПДВ у грантовій оплаті
Вашу ситуацію визначає статус. Якщо ви ФОП або ТОВ без ПДВ, ПДВ у рахунку був би просто доплатою, тому рахунок виставляє виконавець без ПДВ. Якщо ви платник ПДВ, рахунок виставляє ТОВ-платник ПДВ: податкова накладна на всю суму, податковий кредит.
Окремо про платформи. Meta і Google зареєстровані в Україні платниками ПДВ як нерезиденти (ст. 208-1 ПКУ), і рекламодавцю без статусу бізнесу вони додають 20 %. Для гранту це ще одна причина не платити карткою: ПДВ, нарахований платформою, лише ускладнює пояснення витрат. Підтвердьте зі своїм бухгалтером і консультантом гранту, як це відображається у вашій ситуації.
Чому реклама часто потрапляє у перевірку
Рекламні витрати вразливі до питань із двох причин. По-перше, результат реклами не видно в документі: акт підтверджує послугу, а не продаж. По-друге, платіж платформі часто йде нерезиденту. Тому грантодавцю потрібен ланцюжок, який можна простежити: договір, рахунок, оплата з грантового рахунку, звіт кабінету, акт.
Робіть так, щоб кожна гривня мала три прив’язки: до рахунку, до періоду і до звіту кабінету. Якщо вас запитають, на що пішов бюджет, ви показуєте звіт: витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки. Не обіцяйте у звітах продажів як гарантованого результату. Реклама лише створює потік заявок, а продажі залежать від вашого відділу продажів.
Як узгодити реклама з іншими статтями гранту
Реклама рідко живе окремо. Зазвичай поруч іде сайт, брендинг, CRM. Якщо ви плануєте запуск з нуля, порядок такий: спершу сайт і брендинг, потім реклама, коли є куди вести трафік. Про сайт за грант написано в статті сайт за грант «Власна справа», а про цифрову частину в матеріалі про цифровізацію за грант.
Це важливо через ліміти: брендинг і дизайн мають окремі проценти, ПЗ і підписки окремі. Реклама з її 10 % не повинна «з’їдати» бюджет, потрібний на лендинг. Спершу складіть повну таблицю по всіх статтях, а потім ділите суму на рекламу по місяцях.
Підсумок
Оплата реклами з гранту проходить за простим правилом: рахунок резидента в гривні, повний пакет документів, ліміт до 10 %, кабінет ваш. Перед оплатою звірте кошторис зі своїм консультантом гранту, а податкові питання з бухгалтером.
Хочете закласти рекламу в грант і отримати рахунок та акт під ваші умови? Дивіться послугу таргетованої реклами MOVE і напишіть нам через контакти. Вкажіть суму гранту, канали і форму бізнесу, а ми підготуємо кошторис і пакет документів.