Коротко
Проведення рекламного бюджету через агентство означає, що компанія платить гроші на рекламу не платформі (Meta, Google, TikTok), а агентству, за рахунком у гривні. Агентство поповнює рекламний кабінет клієнта і веде кампанії. Клієнт отримує договір, рахунок, акт наданих послуг і звіт з кабінету. Платник ПДВ отримує ще й податкову накладну. Кабінет лишається власністю клієнта. Як цей пакет працює у вашій системі оподаткування, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Визначення терміна
Проведення рекламного бюджету через агентство — це послуга, за якою агентство приймає від клієнта оплату рекламного бюджету за рахунком, перераховує потрібну суму на рекламний кабінет клієнта в платформі та підтверджує витрату актом і звітом. Бюджет, комісія за проведення і ведення реклами оформлюються одним договором. Рекламний кабінет і бізнес-менеджер при цьому належать клієнту, а агентство працює в них як партнер.
Це не «перепродаж акаунтів» і не «оплата чужою карткою». Гроші клієнта йдуть на кабінет клієнта, а документальний ланцюжок будується на українському виконавці.
Схема: хто кому платить
Схема проста, три учасники і чотири кроки.
- Клієнт погоджує з агентством місячний бюджет і підписує договір з розділом про проведення бюджету.
- Агентство виставляє рахунок у гривні. Клієнт оплачує його з рахунку компанії до початку місяця.
- Агентство поповнює рекламний кабінет клієнта в Meta, Google або TikTok і запускає кампанії.
- Після місяця агентство надає акт, звіт з кабінету і, для платників ПДВ, податкову накладну.
Крок 1 важливіший, ніж здається. Саме в договорі прописується, що бюджет призначений для кабінету клієнта, а не для «спільного пулу» агентства. Також там визначається, хто відповідає за помилки в налаштуваннях і що відбувається, якщо платформа заблокувала кабінет. Без цього розділу виникають спори, коли з кабінетом щось трапляється посеред місяця.
Крок 2 дає компанії документ, на який можна спертися в банку. Платіж за рахунком у гривні з призначенням «за рекламні послуги згідно з договором» зрозумілий і банку, і податковій, і аудитору. Платіж нерезиденту карткою у валюті потребує більше пояснень.
Крок 3 відбувається без участі клієнта. Агентство поповнює кабінет у межах погодженого бюджету і показує залишок у звіті. Клієнт бачить усі витрати у власному кабінеті, бо доступ до нього має лише власник і партнери, яких він додав.
Платформа в цій схемі отримує гроші за рекламу, як і завжди. Її статус платника ПДВ в Україні не змінюється від того, хто платить. Різниця лише в тому, що українська компанія розраховується з українським виконавцем у гривні, а не з нерезидентом у валюті.
Рядки рахунку
Рахунок за рекламу від агентства складається з окремих рядків. Так бухгалтер бачить, що саме оплачено.
| Рядок | Що означає |
|---|---|
| Рекламний бюджет | Сума, яка піде в кабінет платформи |
| Комісія за проведення | Плата за проведення бюджету, відсоток у договорі |
| Ведення реклами | Налаштування, оптимізація, звітність |
| ПДВ | Окремий рядок, якщо виконавець платник ПДВ |
Числа комісії фіксуються в договорі разом із курсом. У рахунку вони стоять окремими рядками, тому видно, скільки пішло на рекламу, а скільки на послуги.
Що входить у послугу
Повна схема складається із семи елементів. Перевіряйте їх за таблицею, коли порівнюєте пропозиції агентств.
Не всі агентства пропонують однаковий набір. Ось що має бути в повній схемі.
| Складова | Що отримує клієнт |
|---|---|
| Договір | Розділ про бюджет, курс, комісію, порядок поповнення |
| Рахунок | У гривні, з рядками бюджету, комісії, ведення |
| Акт | Щомісячний акт наданих послуг |
| Звіт кабінету | Витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки |
| Податкова накладна | Для платників ПДВ, на всю суму, в ЄРПН |
| Доступ | Партнерський доступ до кабінету клієнта |
| Облік бюджету | Окремо від бюджетів інших клієнтів |
Звіт з кабінету варто читати не лише бухгалтеру. Маркетолог бачить у ньому витрати, покази, кліки, заявки і вартість заявки, тож за один документ закриваються і податкове, і управлінське питання.
Якщо в пропозиції агентства немає акта або звіту з кабінету, це не повноцінне проведення бюджету. Це просто переказ грошей.
Навіщо компанії така схема
Є кілька причин, чому бізнес переходить на проведення бюджету.
Перша: документи. Квитанція з рекламного кабінету не є первинним документом в українському обліку. У ній немає акта і підпису.
Друга: ПДВ. Платник ПДВ, який отримує рахунок із ПДВ і податкову накладну, бере ПДВ у податковий кредит (підтвердьте зі своїм бухгалтером). Це не знижка, а повернення податку, який вже є в ціні.
Третя: порядок. Усі витрати на рекламу проходять з рахунку компанії, а не з особистих карток співробітників. Бухгалтер бачить один рахунок і один акт замість десятка чеків.
П’ята: передбачуваність. Курс і комісія зафіксовані в договорі, тому фінансовий директор планує місяць без сюрпризів від курсових різниць.
Четверта: грант. Реклама з гранту «Власна справа» оплачується лише за рахунками резидентів, до 10 % суми гранту. Платформі карткою з гранту заплатити не можна. Деталі в статті Оплата реклами з гранту «Власна справа».
Два виконавці: з ПДВ і без
Рахунок виставляє той виконавець, чий статус підходить клієнту.
| Клієнт | Рахунок від | Податкова накладна |
|---|---|---|
| ТОВ, платник ПДВ | ТОВ-платник ПДВ | Так |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | ТОВ-платник ПДВ | Так |
| ФОП 1–3 групи без ПДВ | ФОП без ПДВ | Ні |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | Ні |
| ГО, БФ, грантоотримувач | За статусом ПДВ | За статусом |
Для неплатника ПДВ податкового кредиту немає, тому рахунок із ПДВ лише додав би 20 % до ціни. Йому виставляє рахунок виконавець без ПДВ. Податкові наслідки для вашої форми бізнесу підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Практичне правило вибору таке: спершу визначте, чи ви платник ПДВ, і лише потім питайте агентство про умови. Якщо ви платник, вам потрібен виконавець із ПДВ і податковою накладною. Якщо ні, достатньо виконавця без ПДВ. Виконавця змінювати легко, а от виправляти ПДВ у минулих періодах значно складніше. Тому питання статусу варто вирішити ще на етапі брифу.
Окремо зверніть увагу на дві речі: строк дії рахунку і дату фіксації курсу. Обидва пункти записуються в договір, щоб сума до сплати не змінювалася між виставленням рахунку й оплатою.
Приклад на цифрах
Щоб побачити, як рядки працюють разом, візьмемо простий випадок. Компанія — ТОВ на загальній системі, платник ПДВ. Вона планує запустити рекламу в Instagram на місяць.
Умовний приклад: місячний бюджет реклами 10 000 грн, ПДВ 20 % дорівнює 2 000 грн. У рахунку від платника ПДВ вартість послуг іде з ПДВ окремим рядком. Платник ПДВ отримує податкову накладну і відображає податковий кредит, а неплатник отримує рахунок без ПДВ від іншого виконавця. Відсоток комісії в цей приклад не закладено навмисно: він у договорі.
Для бухгалтера важливо, що кожна сума має свій документ. Бюджет підтверджується рахунком і звітом кабінету, послуги ведення актом, ПДВ податковою накладною. Якщо хоч одного елемента бракує, ланцюжок розривається, і на перевірці витрату доведеться пояснювати окремо. Саме для цього й існує окремий договірний розділ.
Формула проста: сума в рахунку дорівнює бюджету плюс комісії плюс ведення плюс ПДВ, якщо виконавець платник ПДВ. Як її читати в обліку, пояснить ваш бухгалтер.
Що важливо в договорі
Договір є основою всієї схеми, тому дивіться на нього як на інструмент контролю, а не формальність.
Перед підписанням перевірте шість пунктів.
- Чий кабінет і бізнес-менеджер. Правильна відповідь: ваші.
- Як визначається курс і на яку дату.
- Відсоток комісії за проведення бюджету і що в нього входить.
- Що з залишком бюджету наприкінці місяця: перенос чи повернення.
- Строки акта і податкової накладної.
- Чи змішується ваш бюджет з бюджетами інших клієнтів.
Більше про структуру договору читайте в статті Рекламний бюджет у договорі з агентством. Порівняння з прямою оплатою за 8 критеріями дає матеріал Оплата реклами через агентство чи напряму.
Типові помилки при проведенні бюджету
Окремо про те, як витрати на рекламу потрапляють в облік: бухгалтер працює з комплектом договору, рахунку, акта і звіту, а не з квитанцією платформи.
Більшість проблем виникає не зі схемою, а з тим, як її оформили.
- Бюджет оплачено без договору або за усною домовленістю. Бухгалтер не має підстав для витрати.
- Рахунок містить одну суму без розбивки. Незрозуміло, скільки пішло на рекламу, а скільки на послуги.
- Акт приходить із запізненням на кілька місяців. Звітний період закритий, а документів немає.
- Кабінет створено на агентство, а не на клієнта. Піксель і аудиторії лишаються в агентстві, і при зміні підрядника їх можна втратити.
- Статус ПДВ клієнта не враховано: платнику виставили рахунок без ПДВ або неплатнику із ПДВ.
Кожну з цих помилок легко запобігти, якщо перед стартом пройти короткий чеклист із договору.
Чого агентство не робить
Проведення бюджету не означає, що агентство гарантує результат реклами. Воно відповідає за оплату, ведення і документи, а не за кількість заявок. Також воно не купує за вас «готові кабінети» і не оплачує рекламу чужими картками. Якщо хтось пропонує таке, це сигнал шукати іншого підрядника. Як обирати, читайте в статті Як вибрати маркетингову агенцію.
Як це працює в MOVE
Процес починається з брифу і доступу до рекламного кабінету клієнта. Якщо кабінету ще немає, ми створюємо його на бізнес клієнта, а не на агентство. Далі підписується договір, виставляється рахунок, і після оплати ми поповнюємо кабінет та запускаємо кампанії. Щотижня клієнт отримує короткий звіт: витрати, заявки, вартість заявки і, якщо є доступ до CRM, продажі.
MOVE веде рекламу в Meta, Google Ads і TikTok Ads і проводить рекламний бюджет клієнта через виконавця, що підходить за статусом ПДВ. Орієнтири за вартістю ведення: Meta від 20 000 грн на місяць плюс налаштування кабінету від 4 500 грн, Google Ads налаштування від 15 000 грн і ведення від 20 000 грн на місяць, TikTok від 10 000 грн на місяць. Рекламний бюджет сплачується окремо за рахунком. До 5 числа наступного місяця клієнт отримує акт, звіт кабінету і, для платників ПДВ, податкову накладну в строки Податкового кодексу.
Хочете розрахунок під вашу форму бізнесу? Дивіться сторінку оплати реклами через агентство або напишіть нам: вкажіть форму бізнесу, статус ПДВ і місячний бюджет.