Коротко
Коли агентство проводить рекламний бюджет через себе, договір має містити не лише ціну послуг, а й правила обігу самих грошей. У ньому мають бути сума бюджету на місяць, курс і дата його фіксації, комісія за проведення бюджету, порядок поповнення кабінету, строки акта, звіту й податкової накладної, доля залишку, власність кабінету. Платник ПДВ за таким договором отримує податкову накладну на всю суму і податковий кредит, акт і звіт кабінету. Неплатник ПДВ отримує рахунок без ПДВ. Кабінет належить клієнту. Нижче чеклист, який можна показати юристу й бухгалтеру до підпису. Податкові й юридичні деталі підтвердьте зі своїм бухгалтером і юристом.
Чому цей договір відрізняється від звичайного
У договорі на послуги ведення реклами все просто: ви платите за години й результати роботи. Коли ж через агентство йде ще й рекламний бюджет, з’являються гроші, які агентство не заробляє, а передає платформі. Їх треба описати, інакше виникають спірні питання:
- яка сума з рахунку йде в кабінет, а яка агентству;
- за яким курсом платформа списує валюту;
- що лишається, якщо бюджет не освоєно;
- чий це кабінет і піксель, якщо ви завершите співпрацю.
Більшість конфліктів між клієнтом і агентством виникає не через якість реклами, а через те, що ці пункти не були записані.
Рядки рахунку: з чого він складається
Рахунок у гривні має три рядки, а у ТОВ ще й четвертий.
| Рядок | Що це | Від чого залежить |
|---|---|---|
| Рекламний бюджет | гроші, які підуть у кабінет платформи | ваш план на місяць |
| Комісія за проведення бюджету | винагорода за проведення платежу платформі | відсоток у договорі (число в цій статті не називаємо) |
| Ведення реклами | робота спеціаліста: налаштування, оптимізація, звіт | прайс: Meta від 20 000 грн/міс, Google Ads від 20 000 грн/міс, TikTok від 10 000 грн/міс |
| ПДВ 20 % (лише в ТОВ-платника) | окремим рядком | статус виконавця |
Налаштування кабінету рахується разово: Meta від 4 500 грн, Google Ads від 15 000 грн.
Чеклист договору: що має бути на папері
Таблиця для власника і бухгалтера. Кожен рядок можна перевірити в тексті договору.
| Пункт | Що має бути записано | Чому це важливо |
|---|---|---|
| Сума бюджету | сума на місяць у гривнях, можливість коригування за письмовим повідомленням | щоб знати, скільки йде в кабінет |
| Курс | за яким курсом і на яку дату фіксується валюта | захищає від спору про курсові різниці |
| Комісія | відсоток і база розрахунку | прозорість винагороди виконавця |
| Порядок поповнення | коли і яким платежем кабінет поповнюється | щоб кампанії не зупинялися |
| Рахунок | рядки бюджету, комісії, ведення, ПДВ | для бухгалтера |
| Акт | щомісяця, до 5 числа наступного місяця | закриває витрату |
| Звіт кабінету | витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки | підтвердження, що гроші пішли в рекламу |
| Податкова накладна | для платників ПДВ, реєстрація в ЄРПН у строки ПКУ | податковий кредит |
| Залишок | переноситься або повертається, строк повернення | гроші не зникають |
| Кабінет і доступи | кабінет, бізнес-менеджер і піксель належать клієнту, агентство працює як партнер | незалежність від агентства |
| Відокремлення коштів | бюджет не змішується з бюджетами інших клієнтів | прозорий облік |
| Відповідальність | межі відповідальності сторін | реальні очікування |
Курс і комісія: на чому зупинитись
Платформа часто списує у валюті, а ви платите у гривні. Тому в договорі потрібна чітка формула. Найчастіше фіксують курс на дату виставлення рахунку або на дату поповнення. Обидва варіанти робочі, головне вибрати один і записати.
Комісія за проведення бюджету має бути одним рядком у рахунку й одним відсотком у договорі. Якщо в договорі стоїть невизначена формулювання на кшталт «винагорода за домовленістю», проситесь її уточнити. Це нормальне прохання від клієнта.
Зверніть увагу: комісія і ведення реклами це різні речі. Одна оплачує рух грошей, друга оплачує роботу з кампаніями. Це видно в рахунку окремими рядками.
Звіт, акт і податкова накладна
Звіт з кабінету підтверджує, що гроші пішли в рекламу: витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки. Акт закриває послуги за місяць. Для платника ПДВ додається податкова накладна на всю суму, яка реєструється в ЄРПН у строки, передбачені ПКУ.
За нашим порядком акт і звіт ви отримуєте до 5 числа наступного місяця. Для бухгалтера це зручно: закриття місяця не затягується.
Що можна вимагати від агентства незалежно від форми бізнесу:
- звіт кабінету за місяць, який збігається з сумою в акті;
- щотижневий звіт у чотири рядки: витрати, заявки, вартість заявки, продажі (якщо є доступ до CRM);
- копії рахунків і актів у форматі PDF з підписом.
Як бухгалтер працює з цими документами в цілому, розібрано в статті рекламний бюджет як витрати компанії.
Яка форма бізнесу який рахунок отримує
Рядки таблиці залежать від вашого статусу ПДВ.
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ФОП 1–2 групи | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт кабінету | документи для банку, фінмоніторингу, гранту |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | наше ТОВ-платник ПДВ | рахунок, акт, звіт, податкова накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт кабінету | витрата в бухобліку, прозора звітність |
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | наше ТОВ-платник ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, податкова накладна | витрата зменшує оподатковуваний прибуток, ПДВ у кредит |
| ТОВ на загальній системі без ПДВ | наш ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт кабінету | витрата зменшує прибуток |
| Резидент Дія.Сіті | наше ТОВ-платник ПДВ | рахунок, акт, податкова накладна | платіж резиденту з актом замість платежу нерезиденту |
Ставки і пороги змінюються. Підтвердьте зі своїм бухгалтером, який рядок ваш. Ми не називаємо це «економією 20 %»: ПДВ у рахунку повертається податковим кредитом, якщо ви платник ПДВ і виконуєте умови ПКУ.
Кабінет і доступи: що записати про власність
Це найважливіший пункт з точки зору ризику. Запишіть:
- Рекламний кабінет і бізнес-менеджер зареєстровані на вашу компанію або ФОП.
- Агентство отримує партнерський доступ, а не права власника.
- Піксель, аудиторії і історія кампаній належать вам.
- При завершенні співпраці агентство прибирає свій доступ за певний строк, а ви лишаєтеся з усім, що накопичилося.
Якщо кабінет створено на агентство, а не на вас, запитайте чому. Нормальна практика зворотна. Також не погоджуйтесь на «спільний кабінет» для кількох клієнтів: це ускладнює і облік, і довіру.
Що перевірити перед підписанням
- Чи є в договорі всі дванадцять пунктів чеклиста.
- Чи збігаються рядки рахунку з тим, що записано в договорі.
- Чи зрозуміло, що буде із залишком бюджету.
- Чи ви бачите кабінет у режимі читання з першого дня.
- Чи вказано строки акта, звіту і податкової накладної.
- Чи немає обіцянки гарантованого результату реклами. Якщо є, це сигнал проблеми: платформа продає покази, а заявки залежать від креативів, пропозиції і продукту.
Також корисно прочитати статтю про вибір підрядника: як вибрати маркетингову агенцію.
Типові спірні ситуації і як їх закрити договором
Платформа заблокувала рекламу. Бюджет вже в кабінеті, кампанія стоїть. У договорі має бути пункт: що відбувається з коштами в кабінеті, хто веде комунікацію з підтримкою, які строки відповіді. Агентство не гарантує, що платформа не відхилить оголошення, але зобов’язане діяти за регламентом.
Курс змінився. Рахунок виставлено за одним курсом, а валюта списується за іншим. Рішення: зафіксувати курс на дату рахунку і прописати правило перерахунку на випадок суттєвої зміни.
Клієнт хоче збільшити бюджет посеред місяця. Прописується простий порядок: письмовий запит, додатковий рахунок, поповнення після оплати. Без цього бюджет рухається усно, а потім у бухгалтера не сходиться.
Залишок на кінець договору. Якщо співпраця завершується, залишок у кабінеті належить вам. Кабінет ваш, тому гроші в ньому ваші. Запишіть строк, за який агентство прибирає свій доступ.
Різниця між актом і витратою в кабінеті. Акт закриває послугу за місяць, а витрата в кабінеті може йти по днях. Звіт кабінету має збігатися з сумою в акті, а різницю пояснює залишок.
Як відрізнити нормальний договір від ризикованого
Ознаки нормального: рядки рахунку окремі, відсоток комісії записано, кабінет ваш, є строки документів, залишок описано. Ознаки ризикованого: «винагорода за домовленістю», кабінет на агентство, один спільний баланс для всіх клієнтів, відсутні акти, обіцянка конкретного результату реклами.
Якщо ви сумніваєтесь, покажіть договір бухгалтеру перед підписанням. Хвилини, витрачені до підпису, економлять тижні розбору після. Нам теж зручно, коли бухгалтер клієнта знає схему наперед.
Як це виглядає в MOVE
Кроки такі: бриф і доступ до кабінету клієнта, договір з розділом про бюджет, рахунок у гривні з рядками бюджету, комісії й ведення (у ТОВ плюс ПДВ), поповнення кабінету після оплати, щотижневий звіт, до 5 числа наступного місяця акт, звіт кабінету і податкова накладна. Бюджет клієнта не змішується з бюджетами інших клієнтів, залишок переноситься або повертається.
Ціни ведення: Meta від 20 000 грн/міс, налаштування від 4 500 грн; Google Ads налаштування від 15 000 грн і ведення від 20 000 грн/міс; TikTok від 10 000 грн/міс. Рекламний бюджет платформі оплачується окремо. Результат реклами ми не обіцяємо, ми відповідаємо за прозорість грошей і документів та за якість роботи з кампаніями.
Додаткові умови, які варто обговорити
Окремо проговоріть три речі, які рідко потрапляють у шаблон. Перша: порядок зміни бюджету посеред місяця. Друга: хто і в який строк реагує на відхилення оголошень чи блокування кабінету. Третя: що саме агентство передає вам при завершенні співпраці: доступи, звіти, список кампаній, налаштування піксела і подій. Якщо ці пункти записані, перехід до іншого підрядника або на власне ведення проходить без втрати історії.
Чим конкретніше договір, тим менше потреби щось з’ясовувати усно. Для власника це спокій, для бухгалтера чисті документи, для агентства зрозумілі межі відповідальності.
Читайте також: ФОП: оплата реклами Facebook з рахунку чи карткою, Оплата Google Ads для компанії: рахунок, ПДВ, акт і Оплата реклами з гранту «Власна справа»: до 10 %.
Наступний крок
Хочете побачити договір і рахунок під вашу форму бізнесу ще до оплати? Дивіться послугу таргетованої реклами MOVE і напишіть через контакти. Вкажіть форму бізнесу, статус ПДВ і планований місячний бюджет, а ми надішлемо проєкт договору та приклад рахунку.