Коротко
Рекламний бюджет стає повноцінною витратою компанії, коли за ним є документи. Бухгалтер просить договір, рахунок, акт, звіт з рекламного кабінету, а для платника ПДВ ще й податкову накладну. Квитанція з Ads Manager цього пакета не замінює. Коли платите за рахунком у гривні українському виконавцю, пакет приходить цілим. Коли платите платформі напряму, його доводиться збирати самостійно. Нижче чеклист: що це за документи, навіщо кожен, хто його видає і як це виглядає по каналах. Усі податкові твердження підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Що саме бухгалтер хоче бачити
Бухгалтер питає не про рекламу, а про господарську операцію. Хто платив, кому, за що, коли і чим це підтверджується. Для рекламного бюджету відповіді такі.
- Договір: підстава, умови, суми, порядок розрахунків.
- Рахунок: що саме оплачується й на яку суму.
- Акт: послуга надана, претензій немає.
- Звіт кабінету: на що пішли гроші.
- Податкова накладна: для платників ПДВ, підстава кредиту.
Квитанція або інвойс з рекламного кабінету не відповідає вимогам до первинного документа в Україні: немає акта, підпису, часто немає реквізитів платника. Тому для витрат і кредиту потрібні документи від резидента або окремий пакет: договір-оферта платформи, інвойс, банківська виписка, бухгалтерська довідка.
Є ще й питання зв’язку з бізнесом. Податковий облік вимагає, щоб витрата була пов’язана з вашою господарською діяльністю. Звіт кабінету з назвами кампаній, продуктами й періодами якраз це і показує. Реклама вашого магазину, клініки чи сервісу легко пояснюється. Реклама без зрозумілого предмета викликає запитання.
Чеклист документів
Таблиця для друку й передачі бухгалтеру.
| Документ | Навіщо | Хто видає | Коли |
|---|---|---|---|
| Договір на рекламні послуги з розділом про бюджет | підстава платежу, фіксація курсу, комісії, порядку поповнення | виконавець, підписується з обох боків | до першого платежу |
| Рахунок у гривні | підстава для оплати, розбивка на рядки | виконавець | до початку місяця |
| Платіжне доручення | підтвердження оплати | ваш банк | у день оплати |
| Акт наданих послуг | факт послуги й сума | виконавець | щомісяця, до 5 числа наступного |
| Звіт з рекламного кабінету | розшифровка витрат: покази, кліки, заявки, вартість заявки | виконавець з вашого кабінету | щомісяця |
| Податкова накладна в ЄРПН | підстава податкового кредиту | виконавець-платник ПДВ | у строки Податкового кодексу |
| Бухгалтерська довідка | пояснення нестандартних операцій | ваш бухгалтер | за потреби |
У рахунку три рядки: рекламний бюджет, комісія за проведення бюджету і ведення реклами. У ТОВ-платника ПДВ окремим рядком додається ПДВ. Відсоток комісії та курс фіксуються в договорі, тому окремо їх ніде шукати не треба.
Документи по каналах
Різні платформи мають різні особливості. Нижче порівняння того, що ви отримуєте напряму і що через виконавця.
| Канал | Напряму від платформи | Через виконавця за рахунком |
|---|---|---|
| Meta (Facebook, Instagram) | інвойс або квитанція кабінету, ПДВ за налаштуваннями кабінету | договір, рахунок, акт, звіт, накладна для платника |
| Google Ads | платіжний звіт кабінету, ПДВ за налаштуваннями | договір, рахунок, акт, звіт, накладна для платника |
| TikTok Ads | рахунок іноземного юрособи; чи є ПДВ, залежить від налаштувань кабінету | той самий пакет від виконавця |
| LinkedIn Ads | рахунок іноземного юрособи; ПДВ перевірте в розділі оплати | той самий пакет від виконавця |
Для Meta і Google: з 2022 року вони зареєстровані в Україні платниками ПДВ як нерезиденти (ст. 208-1 ПКУ). Рекламодавцю з українською адресою, який не вказав статус бізнесу і податковий номер, платформа додає 20 % ПДВ. Якщо вказано бізнес і ЄДРПОУ або ІПН платника ПДВ, платформа ПДВ не нараховує, а платник сам нараховує зобов’язання і бере кредит (ст. 208 ПКУ). Для TikTok і LinkedIn перевірте розділ оплати кабінету й уточніть у бухгалтера.
Що додається, якщо платите напряму
Тут пакет збираєте ви.
- Договір-оферта платформи (умови використання, збережена копія).
- Інвойс або квитанція на кожне поповнення.
- Банківська виписка зі списанням.
- Розрахунок курсової різниці.
- Запис про самонарахування ПДВ для платника.
- Бухгалтерська довідка, яка пояснює операцію.
- Підтвердження, що кабінет належить компанії.
Якщо платіж ішов корпоративною карткою, додаються авансові звіти. Докладно про цей варіант і його навантаження в матеріалі про корпоративну картку.
Хто який рахунок виставляє
Виконавців два. ТОВ-платник ПДВ виставляє рахунок із ПДВ і накладну. ФОП без ПДВ виставляє рахунок без ПДВ. Вибір залежить від вашого статусу.
| Форма бізнесу | Рахунок від | Документи | Що це дає |
|---|---|---|---|
| ТОВ на загальній системі, платник ПДВ | ТОВ з ПДВ | договір, рахунок, акт, звіт, накладна | витрата зменшує оподатковуваний прибуток, ПДВ у кредит |
| ТОВ на єдиному податку 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, звіт, накладна | податковий кредит |
| ФОП 3 групи 3 % + ПДВ | ТОВ з ПДВ | рахунок, акт, звіт, накладна | податковий кредит |
| ТОВ на єдиному податку 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт | витрата в обліку, прозора звітність |
| ФОП 3 групи 5 % | ФОП без ПДВ | рахунок, акт, звіт | чиста історія витрат бізнесу |
| ФОП 1–2 групи | ФОП без ПДВ | рахунок, акт | документ для банку, фінмоніторингу, гранту |
| ГО, БФ, грантоотримувачі | за статусом ПДВ | повний пакет + грантовий | цільове використання коштів з документами |
Як визначити свій рядок у таблиці? Подивіться, чи зареєстровані ви платником ПДВ, і яку систему оподаткування маєте. Якщо сумніваєтеся, запитайте бухгалтера, а в заявці на рекламу вкажіть форму бізнесу й статус ПДВ: рахунок виставить виконавець, що підходить вам. Назви юросіб і реквізити надсилаються в договорі, а не публікуються у відкритих матеріалах.
Платнику ПДВ накладна оформлюється на всю суму рахунка, включно з бюджетом. ПДВ повертається податковим кредитом. Це опис механізму, а не обіцянка економії. Ставки та пороги змінюються, тому перевірте свою систему зі своїм бухгалтером.
Приклад місяця
Умовна компанія веде Meta і Google Ads. Рекламний бюджет разом на місяць 150 000 грн, плюс ведення за прайсом.
При оплаті через виконавця-платника ПДВ компанія отримує до початку місяця один рахунок із трьома рядками й окремим рядком ПДВ. Платить з рахунку компанії одним платіжним дорученням. Виконавець поповнює обидва кабінети. До 5 числа наступного місяця компанія отримує акт, два звіти кабінетів і накладну на всю суму, зареєстровану в ЄРПН у строки. Усе це лягає в одну папку.
При оплаті напряму компанія має кілька поповнень двох кабінетів у різні дні, кілька інвойсів у валюті, виписки, розрахунок курсових різниць і самонарахування ПДВ. Це можливо, але вимагає більше ручної роботи й уважності. Яка схема зручніша для вас, вирішуйте разом із бухгалтером. Цей приклад показує обсяг роботи, а не обіцяє економію.
Звіт кабінету: чому він окремий документ
Нерідко питають, навіщо звіт, якщо є акт. Акт каже, що послугу надано на певну суму. Звіт показує, на що пішли гроші.
У ньому має бути:
- період;
- витрати за кампаніями;
- покази й кліки;
- заявки;
- вартість заявки;
- продажі, якщо є доступ до CRM.
Його варто зберігати в тій самій папці, що й акт, щоб при перевірці було видно зв’язок. Він потрібен для внутрішнього контролю, розмови з аудитором і гранту. Звіт видається з вашого кабінету, який належить вам. Агентство має доступ партнера, але історія й дані лишаються у вас.
Грантові кошти: окремий пакет
Реклама й маркетинг оплачуються з гранту «Власна справа» в межах до 10 % суми гранту, лише за рахунками резидентів. Платформі карткою з гранту заплатити не можна.
Пакет для гранту:
- договір з КЕП;
- рахунок;
- акт;
- звіт кабінету;
- довідка про непов’язаність.
Докладно про межі та правила в статті про рекламу за грант. Умови гранту уточнюйте в його положенні й у вашого бухгалтера.
Типові зауваження бухгалтера
Зауваження повторюються від компанії до компанії, тому їх легко передбачити. Перелік нижче можна використати як контрольний список перед закриттям місяця.
Ось що найчастіше блокує закриття періоду:
- немає акта, є лише квитанція кабінету;
- у квитанції не ті реквізити: вказано особу, а не компанію;
- сума в акті не збігається зі звітом кабінету;
- накладна зареєстрована пізніше, ніж потрібно для кредиту в періоді;
- договір не містить розділу про бюджет, курс і комісію;
- кабінет відкрито на співробітника, тож не видно, чи належить він компанії;
- залишок бюджету на кінець місяця не відображено ніде.
Кожен пункт знімається на старті. Домовтеся про склад пакета й строки в договорі, до першого платежу. Тоді закриття місяця не залежить від того, чи згадав хтось надіслати документ.
Як налагодити процес
Процес простий, але його треба закріпити за людиною. Без відповідального документи губляться першими, коли у відділі закриття періоду багато роботи, а реклама здається другорядною статтею. Один раз налаштувавши, ви більше не повертаєтесь до теми щомісяця. Нижче порядок дій для фінансового відділу.
- Заведіть спільну папку «Реклама» з розбивкою за місяцями.
- Вкажіть у договорі строки акта і накладної: інакше кредит можна втратити через чужу затримку.
- Призначте відповідального: бухгалтер приймає документи до 10 числа.
- Звіряйте акт зі звітом кабінету.
- Вносьте накладну в кредит у тому періоді, у якому її зареєстровано.
- Раз на квартал перевіряйте, що статус бізнесу в кабінеті не змінився.
Бюджет клієнта не змішується з бюджетами інших клієнтів, а залишок на кінець місяця переноситься або повертається за договором. Ціни ведення в MOVE: Meta від 20 000 грн на місяць, налаштування кабінету від 4 500 грн, Google Ads налаштування від 15 000 грн і ведення від 20 000 грн на місяць, TikTok Ads від 10 000 грн на місяць. Рекламний бюджет платформам платиться окремо. Схему загалом описано в статті реклама з ПДВ через агентство, а про платформу Meta докладно в матеріалі про оплату Facebook та Instagram з ПДВ.
Хочете, щоб рекламу вели, а бухгалтер щомісяця отримував готовий пакет? Подивіться послугу таргетованої реклами MOVE і напишіть нам через сторінку контактів. Підготуємо договір і розрахунок під ваш статус ПДВ.