Коротко
Meta не видає український акт наданих послуг за рекламу у Facebook та Instagram. У кабінеті є інвойс і квитанція про платіж, але вони не відповідають вимогам до первинного документа в Україні: немає акта, підпису, часто немає потрібних реквізитів. Є два шляхи. Перший: зібрати пакет самостійно, тобто договір-оферту платформи, інвойс, банківську виписку й бухгалтерську довідку. Другий: оплачувати рекламу за рахунком українського виконавця, який щомісяця видає акт і звіт кабінету. Підтвердьте вибір зі своїм бухгалтером.
Що таке акт за рекламу
Акт наданих послуг є первинним документом, у якому виконавець і замовник підтверджують, що послугу надано, в якому обсязі й на яку суму. Для реклами в акті зазвичай вказується період, вид послуги, сума і підписи сторін.
Бухгалтер використовує акт як підставу для відображення витрати, а для платників ПДВ ще й як ланку зі податковою накладною. Без акта витрату складніше довести банку, фінмоніторингу, грантодавцю чи перевіряючому. Що вважається достатнім у вашому випадку, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Що саме дає Meta
У рекламному кабінеті Meta ви знайдете такі матеріали:
- інвойс або квитанцію про платіж за період;
- платіжну історію з датами і сумами;
- звіт про результати кампаній;
- умови платформи, які діють як договір-оферта.
Це корисні дані, але не українські первинні документи. Підпису немає, акта немає, реквізити сторін часто не відповідають вимогам. Для платників ПДВ додається ще одна проблема: Meta як нерезидент не видає податкову накладну (стаття 208-1 Податкового кодексу описує реєстрацію нерезидентів).
Чому цього мало бухгалтеру
Бухгалтеру потрібні документи, які підтверджують факт господарської операції. Квитанція з кабінету показує, що з картки списали гроші. Вона не показує, хто сторони, за яким договором і яку послугу прийнято.
Типові питання бухгалтера:
- Де договір? Умови платформи не завжди приймають як договір.
- Де акт? Його немає.
- Чому сума в гривнях відрізняється від суми в інвойсі? Курсова різниця.
- Чи нарахований ПДВ? Залежить від налаштувань кабінету.
- Хто платив? Картка компанії чи особиста.
Без відповіді на ці питання витрата стає спірною. Загальну картину витрат розбирає матеріал Рекламний бюджет як витрати компанії: які документи просить бухгалтер.
Шлях 1. Бухгалтерська довідка
Якщо платите платформі напряму, бухгалтер збирає пакет сам. У нього зазвичай входять:
- договір-оферта платформи (умови з сайту);
- інвойс за період з кабінету;
- банківська виписка про списання;
- бухгалтерська довідка про операцію.
Довідка є внутрішнім документом, який складає компанія. Вона фіксує дату, суму, контрагента, суть операції та посилається на інші документи пакета. Це допустимий робочий варіант, але він не дає акта від контрагента. Чи достатньо довідки у вашому випадку, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Недоліки цього шляху:
- пакет збирається вручну щомісяця;
- залежність від форми інвойсу, яку платформа може змінити;
- курсові різниці та авансові звіти для картки;
- немає акта, який ви могли б показати грантодавцю.
Шлях 2. Акт від агентства
Договір на рекламні послуги з розділом про проведення бюджету укладається з українським виконавцем. Він виставляє рахунок у гривні. Ви платите з розрахункового рахунку, виконавець поповнює кабінет, веде рекламу і щомісяця видає акт.
До 5 числа наступного місяця ви отримуєте:
- акт наданих послуг;
- звіт з рекламного кабінету: витрати, покази, кліки, заявки, вартість заявки;
- податкову накладну для платників ПДВ, зареєстровану в ЄРПН у строки, передбачені Податковим кодексом.
Кабінет і бізнес-менеджер належать вам. Виконавець працює партнером. Що має бути в самому договорі, дивіться у статті Рекламний бюджет у договорі з агентством: курс, комісія, звіт і податкова накладна.
Таблиця документів за способами оплати
| Документ | Картка напряму | Агентство-ТОВ з ПДВ | Агентство-ФОП без ПДВ |
|---|---|---|---|
| Договір | оферта платформи | договір з бюджетом | договір з бюджетом |
| Рахунок | немає, інвойс | так, з ПДВ | так, без ПДВ |
| Акт | немає | щомісяця | щомісяця |
| Звіт кабінету | з кабінету | додається до акта | додається до акта |
| Податкова накладна | немає | так | немає |
| Бухгалтерська довідка | потрібна | не потрібна | не потрібна |
Що має бути в акті за рекламу
Акт від агентства варто перевірити за простим списком:
- Повні реквізити сторін: назви, коди, адреси.
- Номер і дата акта, посилання на договір.
- Період, за який надано послуги.
- Перелік послуг: проведення бюджету, ведення реклами.
- Окремо суми: бюджет, комісія, ведення, ПДВ (для виконавця-платника ПДВ).
- Підписи і печатки або КЕП.
Звіт з кабінету додається як підтвердження обсягу: що витрачено, які показники отримано. Він не замінює акт, а доповнює його.
Для кого акт особливо важливий
| Ситуація | Чому потрібен акт |
|---|---|
| ТОВ на загальній системі | підстава для витрати й кредиту |
| ФОП 3 групи | підтвердження операції для банку, фінмоніторингу |
| Грант «Власна справа» | реклама оплачується лише за рахунками резидентів, пакет з актом |
| Резидент Дія.Сіті | платіж резиденту з актом зрозуміліший за платіж нерезиденту |
| Компанія з аудитом | аудитор просить первинні документи |
Для гранту «Власна справа» реклама оплачується в межах до 10 % суми гранту, лише за рахунками резидентів. Платформі карткою з гранту заплатити не можна. Пакет включає договір з КЕП, рахунок, акт, звіт кабінету, довідку про непов’язаність.
Типові помилки
- Вважати квитанцію кабінету актом.
- Просити акт у Meta: українського акта вона не видає.
- Не зберегти звіт кабінету за період, потім не відновити дані.
- Складати довідку без посилання на договір-оферту та виписку.
- Оплатити рекламу з картки співробітника і не мати документа, що підтверджує інтерес компанії.
Якщо ви вже оплатили рекламу напряму, збирайте пакет довідкою. Якщо працюєте регулярно, перенесіть оплату на рахунок виконавця: тоді акт приходить без додаткових зусиль. Порівняння за критеріями є в матеріалі Чи можна оплатити рекламу Facebook з рахунку ТОВ.
Приклад: як виглядає місяць із актом
Умовний місяць для ТОВ, яке оплачує рекламу Meta через виконавця.
- На початку місяця компанія отримує рахунок із трьома рядками: рекламний бюджет, комісія за проведення бюджету, ведення реклами. Якщо виконавець платник ПДВ, додається рядок ПДВ.
- Компанія платить з розрахункового рахунку. Виконавець поповнює кабінет.
- Щотижня приходить короткий звіт: витрати, заявки, вартість заявки, продажі, якщо є доступ до CRM.
- До 5 числа наступного місяця приходять акт, звіт з кабінету і, для платників ПДВ, податкова накладна.
- Бухгалтер закриває місяць: рахунок, акт, звіт і виписка складають один пакет.
Різниця з оплатою карткою очевидна: пакет збирається сам, а не вручну. Відсоток комісії й курс фіксуються в договорі, окремих чисел у статтях ми не наводимо.
Питання, які ставлять про акти за рекламу
Чи можна підписати акт із Meta? Ні, платформа не підписує українських актів. Підписує український виконавець.
Чи потрібен акт за кожен місяць? Практика зазвичай така, бо реклама надається щомісяця. Конкретну періодичність визначає договір. Підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Чи можна отримати акт заднім числом за минулі місяці, коли платили карткою? За платежі платформі акт від неї не з’явиться. Для минулих періодів лишається довідка бухгалтера до пакета з оферти, інвойсів і виписок.
Чи достатньо звіту кабінету без акта? Ні, звіт підтверджує обсяг, але не є двостороннім документом про прийняття послуги.
Чи потрібен акт, якщо я ФОП на єдиному податку? Для витрат у податковому сенсі не завжди, але для банку, фінмоніторингу й гранту документи про операцію корисні. Уточніть у бухгалтера.
Як зберігати документи, щоб не шукати їх у кінці року
Документи за рекламу краще збирати в одній папці по місяцях і по кабінетах. У кожній папці має лежати рахунок, акт, звіт кабінету, виписка й, для платників ПДВ, реквізити накладної. Назва файлів з датою і номером договору економить час під час перевірки, аудиту чи подачі звіту грантодавцю.
Звіт кабінету варто експортувати одразу після закриття місяця. Платформа зберігає історію, але інтерфейс і формат можуть змінюватися. Збережений файл не залежить від цього.
Окремо зберігайте скриншот платіжних налаштувань кабінету з датою: у ньому видно статус бізнесу, назву й номер. Якщо через рік хтось запитає, чому ПДВ нараховували чи не нараховували, у вас буде відповідь.
Що робити, якщо акт потрібен терміново
Бувають ситуації, коли акт потрібен у день звернення: вимога банку, питання аудитора, звіт грантодавцю. Тоді спочатку з’ясуйте, що саме просять. Часто достатньо пакета: договір, рахунок, виписка, звіт кабінету й довідка. Якщо потрібен саме акт, його може видати лише контрагент-резидент, з яким у вас є договір на ці послуги.
Тому домовленість з виконавцем краще оформлювати до початку кампанії, а не після питання перевіряючого. Підтвердьте зі своїм бухгалтером, які документи прийме зацікавлена сторона.
Акт і ПДВ: як вони пов’язані
Для платника ПДВ акт і податкова накладна описують одну операцію з двох сторін. Акт підтверджує, що послугу надано. Накладна фіксує податкову частину і дає підставу для кредиту. Якщо є накладна, але немає акта, виникає питання до господарського змісту операції. Якщо є акт, але немає накладної, виникає питання до кредиту. Тому в пакеті виконавця ці документи йдуть разом.
Для неплатника ПДВ накладної немає, і акт стає головним документом операції. Саме його показують банку, партнерам, грантодавцю. Як це оцінює ваша перевірка або аудитор, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Нагадаємо правило з 2022 року: Meta і Google зареєстровані в Україні платниками ПДВ як нерезиденти за статтею 208-1 Податкового кодексу. Це врегульовує ПДВ, але не дає вам українських первинних документів. Тому питання «де взяти акт» і питання «що з ПДВ» вирішуються разом, але різними інструментами.
Чи може акт підписувати менеджер агентства
Акт підписує уповноважена особа виконавця, зазвичай за допомогою кваліфікованого електронного підпису. Це зручно: документ приходить в електронному вигляді, його не треба возити. Перевірте, що підписант має право підписувати документи від імені виконавця, а ваш підписант від імені компанії. Це стандартна перевірка для будь-якого первинного документа.
Що робити далі
Збережіть звіти й інвойси за останні місяці. Покажіть їх бухгалтеру й запитайте, що він готовий прийняти як підставу. Якщо відповідь «потрібен акт», рахунок виконавця закриває цю потребу: рахунок, акт і звіт кабінету приходять разом.
Умови, формат договору та форма заявки дивіться на сторінці оплати реклами через MOVE або напишіть через сторінку контактів.