Коротко
Витрати на рекламу в Instagram у бухобліку відображаються на підставі первинних документів: договору, рахунку, акта наданих послуг і звіту з рекламного кабінету. Квитанція з Ads Manager не відповідає вимогам до первинного документа в Україні, бо в ній немає акта і підпису. Платник ПДВ додатково потребує податкової накладної, щоб узяти ПДВ у кредит. Найпростіше, коли рекламу оплачує компанія за рахунком у гривні українському виконавцю. Як саме відобразити витрату у вашій системі оподаткування, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Визначення: що таке витрати на рекламу в обліку
Витрати на рекламу в обліку — це суми, які компанія витрачає на просування своїх товарів і послуг і які підтверджені первинними документами. Для реклами в Instagram це бюджет, що йде в рекламний кабінет Meta, плюс послуги підрядника: налаштування, ведення, комісія за проведення бюджету. Витрата вважається підтвердженою, коли є зв’язок «договір — рахунок — оплата — акт — звіт», і з нього видно, що послугу справді надано.
Що саме входить у витрати на рекламу
Не лише гроші, які списала платформа. У витрати на рекламу в Instagram входять кілька складових, і кожна має свій документ.
- Рекламний бюджет. Сума, яка йде в кабінет Meta на покази оголошень. Підтверджується рахунком, виписками і звітом кабінету.
- Ведення реклами. Робота таргетолога: налаштування, запуск, оптимізація. Підтверджується актом.
- Комісія за проведення бюджету. Якщо бюджет іде через агентство, комісія окремий рядок у рахунку й акті.
- Креативи. Зйомка, дизайн, монтаж. Підтверджується окремим договором або додатком і актом.
- Інструменти. Сервіси аналітики, трекінг, конструктори. Оформлюються окремо.
Розділення на рядки корисне і для обліку, і для маркетолога: видно, скільки з бюджету працює на покази, а скільки йде на послуги. Це не оцінка ефективності, лише прозорість структури витрат.
Що бухгалтер хоче бачити
Бухгалтер перевіряє не рекламу, а ланцюжок документів. Йому потрібні відповіді на п’ять питань.
- Хто надав послугу і чи є договір.
- Яка сума і за який період.
- Чи оплачено з рахунку компанії.
- Чи є акт, що підтверджує надання послуги.
- Чи можна показати, на що реально пішли гроші.
Звіт з рекламного кабінету відповідає на п’яте питання: витрати, покази, кліки, заявки. Акт відповідає на четверте. Решту закриває договір і банківська виписка.
Пакет документів
| Документ | Для чого потрібен |
|---|---|
| Договір | Підстава для витрати, умови бюджету і комісії |
| Рахунок | Сума до сплати, рядки бюджету і послуг |
| Банківська виписка | Підтвердження оплати з рахунку компанії |
| Акт наданих послуг | Первинний документ про надання послуги |
| Звіт кабінету | Доказ реального використання бюджету |
| Податкова накладна | Для платника ПДВ: право на податковий кредит |
Без акта витрату важко відстояти на перевірці. Про те, де взяти акт, якщо Meta його не дає, детально в статті Акт за рекламу у Facebook: де взяти.
Проводки простими словами
Слово «проводка» лякає, але логіка проста. Облік фіксує три події.
- Послугу надано. На дату акта компанія відображає витрату на рекламні послуги і зобов’язання перед виконавцем.
- Оплату здійснено. На дату списання з рахунку зобов’язання перед виконавцем зменшується, гроші на рахунку теж.
- ПДВ. Якщо виконавець платник ПДВ і є податкова накладна, сума ПДВ окремо відображається як податковий кредит.
Покажемо на умовному прикладі. Компанія замовляє рекламу в Instagram на місяць. Наприкінці місяця агентство надсилає акт: послуги з просування, у тому числі ведення та комісія за проведення бюджету, за період. У день підписання акта бухгалтер відображає витрату. У день оплати рахунку відображає рух коштів. Якщо є податкова накладна, окремо відображає ПДВ. Усе. Три події, три документи: акт, виписка, накладна. Інші нюанси залежать від облікової політики компанії.
Різниця між «оплатили» і «витратили» теж має значення. Якщо компанія внесла передоплату на місяць наперед, у день оплати це ще не витрата, а аванс. Витрата з’являється тоді, коли послугу надано й підписано акт. Тому дата акта важлива для коректного періоду.
Які саме рахунки обліку і субрахунки використовує ваша компанія, залежить від плану рахунків і облікової політики. Не копіюйте проводки з інтернету без бухгалтера: підтвердьте їх зі своїм бухгалтером.
Що просить бухгалтер залежно від способу оплати
Спосіб оплати визначає, скільки додаткової роботи з’являється в обліку.
| Спосіб оплати | Що просить бухгалтер |
|---|---|
| Рахунок від агентства-резидента | Договір, рахунок, акт, звіт, виписка |
| Рахунок від агентства, платник ПДВ | Те саме плюс податкова накладна |
| Корпоративна картка ТОВ | Авансовий звіт, інвойс, курсові різниці, пояснення |
| Напряму з кабінету, статус «бізнес» | Самонарахування ПДВ, оферта, інвойс, довідка |
| Особиста картка співробітника | Часто витрата не визнається, потрібне пояснення |
| Оплата з гранту «Власна справа» | Лише рахунок резидента, КЕП-договір, акт, звіт |
Кожен рядок детальніше розібрано в окремих статтях. Про корпоративну картку читайте в матеріалі Оплата реклами корпоративною карткою: документи.
Як працює ПДВ у витратах на рекламу
З 2022 року Meta зареєстрована в Україні платником ПДВ як нерезидент, що постачає електронні послуги (стаття 208-1 Податкового кодексу). Якщо у кабінеті не вказано статус бізнесу і податковий номер, платформа додає 20 % ПДВ до вартості реклами.
Якщо вказано «бізнес» і ЄДРПОУ або ІПН платника ПДВ, платформа ПДВ не нараховує. Платник ПДВ сам нараховує податкові зобов’язання за послугою нерезидента і того ж періоду бере кредит (стаття 208 ПКУ). Неплатник ПДВ за послуги зареєстрованого нерезидента додатково ПДВ не нараховує.
Умовний приклад: реклама на 10 000 грн, ПДВ 2 000 грн. Яким чином ця сума пройде у вашому обліку, підтвердьте зі своїм бухгалтером. Докладніше про 20 % читайте в матеріалі ПДВ 20 % на рекламу у Facebook і Google.
Витрата в різних формах бізнесу
Облік витрати залежить від системи оподаткування. Нижче орієнтир, а не податкова консультація.
| Форма бізнесу | Роль витрати на рекламу |
|---|---|
| ТОВ на загальній системі | Зменшує оподатковуваний прибуток, ПДВ у кредит |
| ТОВ на єдиному податку | Податок з доходу, витрата не зменшує базу, але потрібна для обліку |
| ФОП 1–3 групи | Єдиний податок з доходу, витрата для обліку й банку |
| ФОП на загальній системі | Зменшує чистий дохід |
| Резидент Дія.Сіті | Платіж резиденту з актом простіше пояснити |
Для ФОП і ТОВ на єдиному податку різниця в тому, що податок рахується з доходу. Але витрата все одно потрібна: вона показує реальні гроші бізнесу, допомагає банку при кредитуванні і є доказом для фінмоніторингу. А для гранту «Власна справа» без документів витрату просто не прийме банк.
Єдиний податок не залежить від витрат, тому витрата на рекламу для ФОП і ТОВ на єдиному податку важлива для управлінського обліку, банку, фінмоніторингу і гранту. Як це застосувати у вашому випадку, підтвердьте зі своїм бухгалтером.
Типові помилки
Нижче помилки, які бухгалтери бачать найчастіше. Вони прості, але дорого коштують у момент перевірки.
Ось що найчастіше призводить до питань на перевірці.
- Оплата реклами особистою карткою без договору й акта.
- Квитанція з кабінету як єдиний документ.
- Кабінет, зареєстрований на фізособу, хоча витрата компанії.
- Немає звіту з кабінету, тому не видно, на що пішли гроші.
- Податкова накладна відсутня, хоча компанія платник ПДВ і розраховувала на кредит.
- Акт підписано через пів року, коли період уже закритий.
Найдорожча з цих помилок — кабінет на фізособу. Якщо співробітник звільняється, компанія втрачає піксель, аудиторії та історію кампаній, а ще й не може довести, що витрата належить бізнесу. Тому кабінет і бізнес-менеджер завжди реєструйте на компанію, а підрядникам давайте партнерський доступ.
Друга за вартістю помилка — відсутній звіт. Без нього незрозуміло, чи реклама справді відкручувалась на заявлену суму. Звіт кабінету з витратами, показами, кліками й заявками додає до акта вагу і дає маркетологу дані для рішень.
Про ризики оплати особистими картками докладніше в матеріалі Рекламний бюджет як витрати компанії.
Як спростити облік
Дві практичні поради: заведіть окрему папку для кожного рекламного каналу та просіть у виконавця документи в одному форматі щомісяця. Це робить звірку швидкою навіть для людини, яка не знає деталей кампаній.
Практичний висновок простий: чим менше розрізнених джерел документів, тим менше роботи в бухгалтерії. Кожна додаткова картка, кожна квитанція в іншій валюті і кожен неоформлений платіж множать питання на перевірках. Один виконавець, один договір і місячний пакет документів прибирають більшість цих питань.
Щомісячний чеклист. Закривайте рекламу щомісяця за коротким списком, а не наприкінці року. Це займає лічені хвилини і прибирає більшість проблем.
- Порівняйте суму рахунку з сумою, яку списано з банківського рахунку.
- Перевірте, що акт за місяць підписано і сума збігається з рахунком.
- Звірте звіт з кабінету з рядком «рекламний бюджет» у рахунку.
- Для платників ПДВ перевірте, що податкова накладна зареєстрована в ЄРПН.
- Збережіть пакет у єдиній папці за місяцями, щоб його можна було швидко показати.
Чеклист корисний і для керівника: він бачить, куди пішов рекламний бюджет, без пошуку по листуванню. А якщо у вас кілька каналів, наприклад Meta, Google і TikTok, ведіть для кожного окремий рядок у звіті. Тоді порівнювати канали значно простіше.
Найпростіший спосіб — отримувати всі документи від одного українського виконавця. Тоді бухгалтер працює з одним договором, одним рахунком і одним актом на місяць замість десятка квитанцій і довідок.
MOVE веде рекламу в Meta, Google Ads і TikTok Ads і проводить рекламний бюджет клієнта через виконавця, що підходить за статусом ПДВ. Клієнт отримує договір, рахунок з окремими рядками, щомісячний акт, звіт кабінету і, для платників ПДВ, податкову накладну в ЄРПН. Кабінет і бізнес-менеджер лишаються у клієнта. Ведення Meta від 20 000 грн на місяць, налаштування кабінету від 4 500 грн, Google Ads налаштування від 15 000 грн і ведення від 20 000 грн на місяць, TikTok від 10 000 грн на місяць. Рекламний бюджет оплачується окремо за рахунком, відсоток комісії фіксується в договорі.
Хочете, щоб документи на рекламу в Instagram приходили готовими? Дивіться сторінку оплати реклами через агентство або напишіть нам: вкажіть форму бізнесу, статус ПДВ і місячний бюджет.